Kâğıtsız OSGB: Belgeler, Raporlar ve Kayıtlar
Kâğıtsız OSGB, firma belgelerinin, raporların ve kayıtların klasör yerine her müşteri firma için ayrı bir dijital dosyada tutulduğu çalışma biçimidir. Belge tek yerden aranır, yenilenen belgenin eskisi kaybolmaz ve uzman değişse de dosya firmada kalır. Geçiş firma listesiyle başlar, yürürlükteki belgelerle sürer.
Son güncelleme:
Kâğıtsız OSGB'de hangi belgeler dijitale geçer?
Bir müşteri firmanın İSG dosyasındaki belgelerin hepsi dijitale geçebilir. Bazıları doğrudan yazılımda üretilir, bazıları imzalandıktan sonra taranıp yüklenir. Aşağıdaki tablo başlıca belge gruplarını ve dijitalde nasıl tutulduklarını özetler.
| Belge grubu | Dijitalde nasıl tutulur | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| Sözleşme ve görevlendirmeler | İmzalı kopya taranıp yüklenir | Taraf ve tarih bilgisi kayıtta da yazılmalı |
| Risk analizi | Yazılımda hazırlanır, PDF ve Excel olarak alınır | Yenilenen sürüm eskisini silmemeli |
| Saha raporları | Fotoğraflarıyla yazılımda hazırlanır, PDF olarak alınır | Rapordaki uygunsuzluklar DÖF'e bağlanmalı |
| Plan ve tutanaklar | Şablondan üretilir, imzalanınca yeniden yüklenir | İmza bekleyen belge ayrı görünmeli |
| Eğitim ve sağlık kayıtları | Çalışan listesine bağlı tutulur | Sağlık kayıtlarına erişim sınırlı olmalı |
| Ölçüm ve periyodik kontrol raporları | Hizmet sağlayıcının raporu yüklenir | Ekipman bazında ayrılmalı |
Tablodaki ilkeler her yazılım için geçerlidir. FirstİSG'de firma dosyası kategorilere ayrılır, her kayıtta çalışma tarihi ve tekrar aralığı bulunur.
Kâğıtsız çalışmanın OSGB'ye getirisi nedir?
En açık getirisi, belgenin kişiye değil firmaya ait olmasıdır. Kâğıt düzeninde belge çoğu zaman onu hazırlayan uzmanın çantasında, bilgisayarında ya da telefonunda kalır. Uzman ayrıldığında firmanın geçmişi de dağılır.
İkinci getiri, eksiğin denetimden önce görülmesidir. Her kaydın tarihi ve tekrar aralığı bilindiğinde, yenilenmesi yaklaşan belge listede öne çıkar. Klasör düzeninde bu ancak biri klasörü açtığında fark edilir.
Üçüncü getiri, aynı bilginin yeniden yazılmamasıdır. Firma unvanı, sicil numarası ve çalışan listesi bir kez girilir; rapor, plan ve tutanak bu bilgiyi kullanır.
Belgeler nasıl düzenlenir ve aranır?
Belgeler firma, kategori ve tarih ekseninde düzenlenir; arama da bu üç eksende yapılır. Klasör düzeninde "hangi klasör" sorusu kişiye göre değişir. Dijital dosyada her belge tanımlı bir başlık altına girer.
İyi bir düzenin üç özelliği vardır. Birincisi, her kayıt bir firmaya bağlıdır ve firma seçilince yalnız onun belgeleri görünür. İkincisi, her kayıtta çalışmanın yapıldığı tarih vardır ve sonraki tarih buradan hesaplanır. Üçüncüsü, yenilenen belge eskisini silmez; eskisi geçmiş dönem olarak saklanır.
FirstİSG'de bu üç özellik firma dosyasının temelidir. Sonraki tarih önerilir ve gerekirse elle değiştirilebilir.
Islak imzalı belgeler nasıl yönetilir?
Islak imzalı belge önce imzalanır, sonra taranıp ilgili kayda yüklenir. Önemli olan, imzası beklenen belge ile imzalı belgenin birbirinden ayrı görünmesidir. Aksi hâlde imzasız taslak, denetimde imzalı belge sanılabilir.
FirstİSG'de şablondan üretilen belge "İmza Bekliyor" olarak işaretlenir ve kanıt sayılmaz. İmzalı sürüm aynı kayda yüklendiğinde işaret kalkar. Böylece hangi belgenin imzaya gittiği, hangisinin döndüğü tek listeden izlenir.
Dijital dosyada yetki nasıl ayrılır?
Yetki, kişinin rolüne ve sorumlu olduğu firmalara göre ayrılmalıdır. Uzman kendi firmalarının dosyasını, yönetici bütün firmaları görmelidir. Sağlık kayıtları ise yalnız bunlarla çalışması gereken kişilere açık olmalıdır.
Kâğıt klasörde bu ayrım ancak fiziksel kilitle yapılabilir ve çoğu zaman hiç yapılmaz. Dijital dosyada kimin neyi gördüğü ayarlanabilir ve kayıt altına alınabilir. Yazılım seçerken rollerin bu ayrımı nasıl yaptığını demoda göstermesini isteyin.
Raporlar ve belgeler nasıl paylaşılır?
Raporlar müşteri firmaya çoğunlukla PDF olarak gider. Yazılımdan doğrudan e-posta ile gönderilebilmesi, raporun ayrıca indirilip eklenmesini gereksiz kılar. Denetimde ise belge ekrandan açılıp gösterilebilir ya da çıktısı alınabilir.
FirstİSG'de saha raporu PDF olarak alınır ve işverene e-postayla gönderilebilir. Risk analizi PDF ve Excel, şablondan üretilen belgeler Word ya da Excel olarak iner. Paylaşılan rapor, yazılımda firmanın kayıtları arasında kalır.
Geçiş hangi sırayla yapılır?
Geçiş, firma listesiyle başlar ve yürürlükteki belgelerle devam eder. Eski arşiv en sona kalır. Bu sıra günlük işi durdurmadan ilerler.
- Firma listesini İSG-Katip verisinden aktarın.
- Her firmanın çalışan listesini Excel'den toplu yükleyin.
- Yürürlükteki sözleşme, risk analizi ve planları yükleyin.
- Yeni saha raporlarını yalnız yazılımda hazırlayın.
- Geçmiş dönem belgelerini ihtiyaç oldukça ekleyin.
Belge saklama süreleri ve hangi belgenin aslının tutulacağı bu sayfanın konusu değildir; ayrıntısı FirstİSG'nin İSG dokümantasyonu rehberinde. Yazılım seçerken belge saklamayla ilgili sorulacak sorular seçim rehberinde, günlük akışın tamamı ana sayfada yer alıyor.
Sık sorulan sorular
Kâğıtsız OSGB'de ıslak imza tamamen kalkar mı?
Kalkmaz. Islak imzalı belgeler yine olur; değişen, aslının yanında taranmış kopyasının da firma dosyasında bulunmasıdır. Hangi belgenin aslının ne kadar saklanacağı ayrı bir konudur; FirstİSG'nin İSG dokümantasyonu rehberinde ele alınır.
Dijital dosya denetimde geçerli olur mu?
Dijital dosya, denetimde aranan belgeyi hızla bulup göstermeyi sağlar. Belgenin hangi biçimde sunulacağı belge türüne ve denetimin isteğine bağlıdır. Islak imzalı aslı istenebileceği için aslını da hazır tutun.
Telefonla çekilen belge fotoğrafı yeterli mi?
Okunaklı ve tam sayfa olduğu sürece arşiv kopyası olarak işe yarar. Çok sayfalı belgelerde taranmış PDF daha düzenli olur. FirstİSG'de firma dosyasına JPEG ya da PDF yüklenebilir, mobil uygulamadan da.
Eski klasörleri hemen taramak gerekir mi?
Gerekmez. Önce yürürlükteki belgeleri yükleyin; geçmiş dönemler ihtiyaç oldukça eklenebilir. Bütün arşivi baştan taramak geçişi yavaşlatır ve çoğu zaman gereksizdir.
Kâğıtsız geçiş için tarayıcı cihaz gerekir mi?
Şart değildir. Tek sayfalık belgeler telefonla okunaklı çekilerek yüklenebilir. Çok sayfalı sözleşme ve raporlar için ofiste bir tarayıcı işi hızlandırır ve PDF'i daha düzenli yapar.
Uzman ayrıldığında belgeler ne olur?
Belgeler kişiye değil firmaya bağlı tutulduğu sürece firma dosyasında kalır. Yeni uzman aynı dosyayı devralır. Kâğıt ve kişisel klasör düzeninde en çok kaybolan bilgi budur.