OSGB Yazılımı FirstİSG tarafından

OSGB Yazılımı Nasıl Seçilir? Demo Öncesi Kontrol Listesi

OSGB yazılımı, demoda kendi işinizle sınanarak seçilir; broşürdeki özellik listesi yeterli değildir. Önce aşağıdaki 12 maddeyi işaretleyin, işaretleyemediklerinizi demoda sorun. Karar için en önemli ölçütler mevzuata uygun çıktı, Katip uyumu, mobil kullanım, veri güvenliği ve verinin geri alınabilmesidir.

Demo isteyin

Son güncelleme:

Demo öncesi kontrol listesi nasıl kullanılır?

Değerlendirdiğiniz yazılımda doğruladığınız maddeleri işaretleyin. İşaretlemediğiniz maddelerin soruları "Demoda sorulacaklar" listesinde toplanır. Listeyi PDF olarak kaydedip demoya götürebilirsiniz.

Listenin boş hâlini yazdırmak isterseniz kontrol listesini PDF olarak indirin. PDF'te on iki maddenin her biri işaretlenecek bir kutu ve demoda sorulacak sorusuyla yer alır.

Seçim süreci hangi adımlarla yürür?

Seçim, ihtiyacı yazmakla başlar ve kendi verinizle yapılan denemeyle biter. Aşağıdaki beş adım, kararı sağlayıcının sunumuna değil kendi işinize dayandırır.

  1. İhtiyacı yazın. Bugün en çok zaman alan üç işi ve en çok aksayan iki takibi bir sayfaya yazın. Bu liste demonun gündemi olur.
  2. Adayları daraltın. Kontrol listesindeki temel maddeleri karşılamadığı baştan belli olan adayı eleyin. Kalan adaylardan demo isteyin.
  3. Demoyu kendi dosyanızla yapın. Katip'ten aldığınız bir Excel dosyasını ve gerçek bir saha fotoğrafını götürün. Hazır örnek veri her yazılımı iyi gösterir.
  4. Sahada deneyin. Mümkünse birkaç uzmanın kendi firmalarında yazılımı kullandığı bir deneme dönemi isteyin. Sahadaki aksaklık ancak orada görünür.
  5. Sözleşmeyi okuyun. Veri teslimi, fiyat güncellemesi ve fesih maddelerini imzadan önce okuyun. Sözlü verilen sözü yazılı isteyin.

Mevzuata uygun çıktı nasıl anlaşılır?

Çıktının uygunluğu, demoda gerçek bir rapor alınıp incelenerek anlaşılır. Risk analizi, saha raporu ve DÖF çıktısından birer örnek isteyin. Örnekte firma bilgisi, tarih, hazırlayanın adı ve unvanı ile tespit edilen her uygunsuzluğun karşılığı olan önlem görünmelidir.

Kullanılan risk yöntemi de çıktıda okunabilmelidir. 5x5 L tipi matris ya da Fine-Kinney gibi yaygın yöntemlerden hangisinin kullanıldığı ve puanın nasıl çıktığı rapordan anlaşılmalıdır. Mevzuat maddesi öneren yazılımda, önerilen maddenin uzman tarafından değiştirilebildiğini görün.

Dosya biçimi ayrı bir sorudur. Müşteri firmaya giden rapor genellikle PDF olur. Risk analizini düzenlemek ya da başka bir tabloya almak için Excel, şablondan üretilen belgeler için Word gerekebilir. FirstİSG'de saha raporu ve risk analizi PDF, risk analizi ayrıca Excel, şablondan üretilen belgeler Word ya da Excel olarak alınır.

İSG-Katip uyumu neden bu kadar önemli?

Katip uyumu, firma listesinin iki yerde ayrı ayrı tutulmasını önlediği için önemlidir. OSGB'nin sözleşmeli işyerleri zaten Katip'te kayıtlıdır. Yazılım bu listeyi Katip'ten alınan dosyadan okuyamıyorsa her yeni sözleşme iki kez yazılır.

Demoda Katip'ten aldığınız Excel dosyasını yükletin. Hangi alanların geçtiğine, aynı işyerinin ikinci kez kaydedilip kaydedilmediğine ve süresi bitmiş sözleşmelerin ayıklanıp ayıklanmadığına bakın. Ayrıntılı anlatım İSG-Katip verileri sayfasında.

Aktarımın tek seferlik bir iş olmadığını da hesaba katın. Yeni sözleşmeler ve fesihler oldukça liste değişir. Dosya yeniden yüklendiğinde var olan kayıtların güncellenmesi ve yalnız yenilerin eklenmesi gerekir; her yüklemede listenin baştan kurulması kabul edilemez.

Mobil kullanımda neye bakılmalı?

Mobil kullanımda bakılacak şey, uzmanın raporu sahada başlatıp bitirebilmesidir. Yalnız fotoğraf yükleyen ya da yalnız raporu gösteren bir uygulama sahadaki işi ofise taşımaya devam eder.

Demoda uzmanınıza telefondan bir rapor açtırın. Fotoğraf çekmek, bulguyu düzeltmek, raporu tamamlamak ve firma dosyasına belge yüklemek telefondan yapılabilmelidir. Uygulamanın hem Android hem iOS'ta bulunduğunu, mağaza sayfasından da kontrol edin.

Sahanın koşullarını da hesaba katın. Bodrum katlarda, şantiyelerde ve kırsal tesislerde bağlantı zayıf olabilir. Bağlantı koptuğunda çekilen fotoğrafa ve yazılan bulguya ne olacağını demoda sorun; mümkünse telefonu uçak moduna alıp deneyin.

Yapay zekâ desteği nasıl sınanır?

Yapay zekâ desteği, kendi sahanızdan bir fotoğrafla sınanır. Demoya düzgün ışıkta çekilmiş tek bir örnek değil, sahada gerçekten karşılaştığınız karışık bir kare götürün. Çıkan önerinin doğruluğuna, önlemin uygulanabilirliğine ve önerilen mevzuat maddesinin konuyla ilgisine bakın.

Asıl ölçüt, uzmanın öneriye ne kadar hâkim olduğudur. Öneriyi silmek, düzeltmek, yerine yenisini yazmak ve risk puanını değiştirmek kolay olmalıdır. Yapay zekânın neyi yapmadığını da sorun: sahayı görmez, işyerini tanımaz, raporu imzalamaz. Bu sınırları açıkça anlatan sağlayıcı daha güvenilirdir.

FirstİSG'de yapay zekâ fotoğraftan uygunsuzluk, önlem ve mevzuat maddesi önerir. Uzman her öneriyi onaylar, düzenler ya da kaldırır.

Veri güvenliği ve KVKK için ne sorulmalı?

Sorulması gereken, verinin nerede tutulduğu ve sorumluluğun sözleşmede nasıl paylaşıldığıdır. OSGB yazılımında çalışan sağlık bilgisi de bulunur. KVKK bu bilgiyi özel nitelikli kişisel veri sayar ve işlenmesini daha sıkı koşullara bağlar.

Kaynak: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, madde 6.

Sağlayıcıdan şunları yazılı isteyin: verinin tutulduğu altyapı, erişimin nasıl sınırlandığı, işlem kayıtlarının tutulup tutulmadığı ve veri işleyen olarak üstlendiği yükümlülükler. Kullanıcı rollerinin, örneğin hekim ile uzman arasında, sağlık kayıtlarına erişimi nasıl ayırdığını demoda görün.

Yedekleme ve veri sahipliği nasıl güvenceye alınır?

Veri sahipliği, verinin istendiği an kullanılabilir bir biçimde geri alınabilmesiyle güvenceye alınır. "Veriler size aittir" cümlesi tek başına yetmez; teslim biçimi ve süresi yazılı olmalıdır.

Yedeklerin ne sıklıkla alındığını ve bir kayıt yanlışlıkla silinirse nasıl geri getirildiğini sorun. Firma listesinin, çalışan listelerinin ve yüklenen belgelerin toplu olarak dışa aktarılıp aktarılamadığını demoda deneyin. FirstİSG'de kayıt listeleri Excel ve CSV olarak dışa aktarılır.

Destek ve eğitimde neye dikkat edilmeli?

Dikkat edilecek nokta, eğitimin kimi kapsadığı ve sorun çıktığında kime ulaşılacağıdır. Kurulum eğitiminin bütün ekibe mi yoksa yalnız yöneticiye mi verildiğini sorun. Ekibe sonradan katılan uzmanın nasıl eğitileceği de sözleşmede yer almalıdır.

Destek kanallarını ve saatlerini yazılı isteyin. Saha işi sabah erken başlar; uzmanın takıldığında ulaşabileceği bir kanal olmalıdır. Destek talebinin kayıt altına alınıp alınmadığını da sorun. Yazılı kullanım rehberi ya da kısa eğitim videoları varsa, yeni bir uzmanın kendi başına öğrenmesi kolaylaşır. Bunların güncel tutulup tutulmadığını demoda bir örneğini açtırarak görün.

Demoda en sık hangi hatalar yapılır?

En sık hata, demoyu sağlayıcının senaryosuna bırakmaktır. Sunum çoğu zaman yazılımın en güçlü olduğu ekranlardan geçer. Gündemi siz belirlerseniz zayıf noktalar da görünür.

Yukarıdaki kontrol listesinin PDF'i bu hatalardan çoğunu önler. Her demoya bir kopyasını götürüp aynı soruları sorun.

Sözleşmeden çıkarken veriyi geri alabilir miyim?

Alabilmelisiniz, ama bu ancak sözleşmede yazılıysa güvencededir. Sözleşmenin bitiminde verinin hangi biçimde, ne kadar sürede ve hangi ücretle teslim edileceği açıkça yazmalıdır.

Teslim edilen verinin yalnız tablo olması yetmeyebilir. Raporların PDF'leri, yüklenen belgeler ve fotoğraflar da teslim kapsamında olmalıdır. Teslimden sonra sağlayıcının veriyi ne zaman sileceğini de sorun. Satın alma sürecine dair diğer sorular sık sorulan sorular sayfasında, bütçe hesabı fiyat sayfasında yer alıyor.

Sık sorulan sorular

Kaç OSGB yazılımını karşılaştırmak yeterli?

Sabit bir sayı yok, ama ikiden az aday karşılaştırma yapmaya izin vermez. Aynı kontrol listesini her adaya uygulamak, sayıdan daha önemlidir. Demoları birbirine yakın tarihlere koymak farkları akılda tutmayı kolaylaştırır.

Demoya kimler katılmalı?

Kararı verecek yöneticinin yanında en az bir saha uzmanı katılmalıdır. Uzman sahadaki akışı, yönetici dosya ve takip ekranlarını sınar. İşyeri hekimi de varsa sağlık kayıtlarının nasıl tutulduğunu kendisi sormalıdır.

Demoda kendi verimizi kullanabilir miyiz?

İsteyin. Katip'ten aldığınız bir Excel dosyasını ve gerçek bir saha fotoğrafını demoya götürün. Hazır örnek veriyle her yazılım iyi görünür; kendi dosyanızla yapılan deneme aktarımın ve analizin gerçek hâlini gösterir.

Kontrol listesindeki seçimlerim bir yere gönderiliyor mu?

Hayır. İşaretlediğiniz maddeler yalnız kendi tarayıcınızda saklanır ve sunucuya gönderilmez. Tarayıcı verilerini sildiğinizde seçimler de silinir.

Deneme süresi neden önemli?

Demo, sağlayıcının hazırladığı senaryodur. Deneme süresinde ise uzmanlarınız kendi firmalarında, kendi ziyaretlerinde yazılımı kullanır. Sahada ortaya çıkan eksikler çoğu zaman yalnız bu dönemde görünür.

Seçimde fiyat ne kadar belirleyici olmalı?

Fiyat, ölçütleri karşılayan adaylar arasında karar verdirmelidir. Mevzuata uygun çıktı vermeyen ya da veriyi geri vermeyen bir yazılımın düşük fiyatı, sonradan yapılacak ikinci geçişin maliyetini karşılamaz.

Bir yazılım bütün maddeleri karşılamıyorsa elenmeli mi?

Her madde aynı ağırlıkta değildir. Mevzuata uygun çıktı, verinin geri alınabilmesi ve KVKK yükümlülükleri vazgeçilmez sayılmalıdır. Diğer maddelerde eksik varsa sağlayıcıdan ne zaman ve nasıl giderileceğini yazılı isteyin.

Kontrol listesinin PDF'ini nasıl kullanmalıyım?

Her demoya bir kopya götürün ve aynı soruları aynı sırayla sorun. Cevapları kâğıdın üstüne not edin. Demolar bittiğinde kopyaları yan yana koymak, adayları aynı ölçütle karşılaştırmayı sağlar.

Demo isteyin