OSGB Yazılımına İSG-Katip Verisi Aktarma
OSGB yazılımına İSG-Katip verisi, Katip'ten alınan sözleşme listesinin Excel dosyası içe aktarılarak taşınır. Aktarımla işyerinin unvanı, SGK sicil numarası, tehlike sınıfı ve çalışan sayısı yazılıma geçer. Böylece firma listesi elle yazılmaz ve Katip'teki kayıtla aynı kalır.
Son güncelleme:
Katip'ten hangi veriler yazılıma alınır?
Katip'ten alınan sözleşme listesinden yazılıma hizmet alan işyerinin temel bilgileri geçer. Bu bilgiler firma kaydını kurar ve sonraki her işin dayanağı olur. Aşağıdaki tablo, FirstİSG'nin aktarımda okuduğu alanları ve her alanın bir OSGB'nin işinde neden önemli olduğunu gösterir.
| Katip listesindeki alan | Neden önemli |
|---|---|
| Hizmet alan işyeri unvanı | Firma kaydının adıdır; rapor ve belgelerde aynı yazımla geçmesi karışıklığı önler |
| SGK ya da DETSİS numarası | İşyerini tek başına tanımlar; eşleştirme bununla yapılınca aynı işyeri iki kez kaydedilmez |
| İşyerinin ili | Adres bilgisinin parçasıdır; ziyaretleri bölgeye göre gruplamak isteyen OSGB'ye de yarar |
| Çalışan sayısı | Firmanın ölçeğini gösterir; çalışan listesinin tam olup olmadığını anlamaya yarar |
| Tehlike sınıfı | Risk analizi ve belgelerin tekrar aralığı gibi birçok iş bu bilgiye dayanır |
| Sözleşme durumu ve bitiş tarihi | Süresi bitmiş sözleşmeleri aktarımda ayıklamaya yarar |
Bu alanlar OSGB'nin günlük işinde en çok tekrar yazılan bilgilerdir. Bir kez doğru aktarıldıklarında rapor kapağından firma dosyasına kadar her yerde aynı kalırlar.
Excel'den aktarım nasıl yürür?
Aktarım dört adımda yürür: dosya yüklenir, önizleme incelenir, seçenekler belirlenir ve onay verilir. Önizleme adımı, yanlış kaydın yazılıma girmeden yakalanmasını sağlar. FirstİSG'de akış şöyledir:
- Dosya yüklenir. Katip'ten alınan sözleşme listesi Excel olarak yüklenir. Yazılım sütunları başlık adlarından tanır, sütun sırası önemli değildir.
- Önizleme gelir. Her satır dört gruptan birine düşer: yeni eklenecek, güncellenecek, incelenecek ve atlanacak. Sicil numarası eksik satırlar atlanır.
- Seçenekler belirlenir. Süresi bitmiş sözleşmeler aktarımın dışında tutulabilir. Var olan firmaların bilgilerinin güncellenip güncellenmeyeceği de seçilir.
- Onay verilir. Onaydan sonra kayıtlar yazılır. Yapılan aktarımlar geçmişte listelenir ve yüklenen dosya saklanır.
"İncelenecek" grubu en dikkatli bakılması gereken gruptur. Sicil numarası tutup unvanı farklı olan kayıtlar buraya düşer. Bu, aynı işyerinin farklı yazımı olabilir ya da gerçekten başka bir işyeri olabilir.
Aktarımdan sonra ne değişir?
Aktarımdan sonra firma listesi tek kaynaktan beslenir ve elle yazımdan doğan hatalar azalır. Uzman yeni bir ziyarete çıktığında firma kaydı hazırdır; rapor kapağı, risk analizi ve firma dosyası aynı bilgiyi kullanır.
İkinci değişiklik, eksiklerin daha kolay görülmesidir. FirstİSG'nin çalışan listesi ekranı, listedeki kişi sayısını firmanın bildirilen çalışan sayısıyla yan yana gösterir; eksik liste böylece fark edilir. Tehlike sınıfı firma kaydında durduğu için her belgede ayrıca aranmaz.
Üçüncü değişiklik, listenin güncel tutulmasının kolaylaşmasıdır. Yeni sözleşmeler eklendiğinde dosya yeniden yüklenir; yeni işyerleri eklenir, değişen bilgiler güncellenir.
Katip dışındaki Excel listeleri nasıl taşınır?
Katip listesi firmaları taşır, çalışanları taşımaz. Eğitim, sağlık ve acil durum ekibi kayıtları kişiye bağlı olduğu için her firmanın çalışan listesi ayrıca gerekir. FirstİSG'de çalışan listesi her firma için Excel'den toplu aktarılabilir.
Eski raporlar ve imzalı belgeler ise dosya olarak firma dosyasına yüklenir. Hepsini ilk gün taşımak gerekmez. Yürürlükteki belgelerle başlamak geçişi hızlandırır; ayrıntısı kâğıtsız OSGB sayfasında.
Katip'e giriş, sözleşme onayı ve fesih gibi işlemler Katip'in kendi konusudur, bu sayfada anlatılmaz. Bu işlemler için FirstİSG'nin İSG-Katip rehberine bakabilirsiniz.
Aktarımda en sık hangi sorunlar çıkar?
En sık sorun, aynı işyerinin farklı yazımlarla iki kez kaydedilmesidir. Unvanda kısaltma, noktalama ya da Türkçe karakter farkı eşleşmeyi bozar. Sicil numarasıyla eşleşen bir aktarım bu sorunu büyük ölçüde önler; farklı unvanlı satırları ise karar için kullanıcıya bırakır.
İkinci sorun, sicil numarası boş ya da hatalı satırlardır. Böyle satırlar güvenle eşleştirilemez ve aktarımın dışında kalmalıdır. Bunları elle düzeltip dosyayı yeniden yüklemek, yanlış kayıtla devam etmekten iyidir.
Üçüncü sorun, süresi bitmiş sözleşmelerin listede kalmasıdır. Hizmet verilmeyen işyerleri aktif firma gibi görünürse ziyaret ve belge listeleri şişer. Aktarımda bunları ayıklama seçeneği olup olmadığını sorun.
Aktarım öncesi hangi kontroller yapılmalı?
Aktarımdan önce dosyanın güncel olduğundan ve yazılımda eski bir firma listesi bulunup bulunmadığından emin olun. Aşağıdaki kontroller aktarımın temiz geçmesini sağlar.
- Dosyanın Katip'ten yakın tarihte alındığını kontrol edin.
- Yazılıma daha önce elle girilmiş firmalar varsa sicil numaralarının doğru olduğuna bakın.
- Süresi bitmiş sözleşmelerin aktarılıp aktarılmayacağına önceden karar verin.
- Önizlemedeki "incelenecek" satırların her birine tek tek bakın.
Katip uyumunu demoda nasıl sınayacağınız seçim rehberinde anlatılıyor. Yazılımın günlük akışının tamamı için ana sayfaya bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Katip'teki her bilgi yazılıma aktarılır mı?
Hayır. Aktarılan, Katip'in sözleşme listesinde hizmet alan işyerine ait temel bilgilerdir. Çalışanların kişisel kayıtları, eğitimler ve belgeler bu listede yer almaz; onlar ayrıca yüklenir.
Aynı işyeri iki kez kaydedilir mi?
Eşleştirme SGK sicil numarasıyla yapılıyorsa kaydedilmez. Aynı sicil numarası farklı bir unvanla gelirse FirstİSG kaydı otomatik birleştirmez, incelenecekler arasına koyar. Karar kullanıcıya bırakılır.
Katip'e yazılımdan veri gönderilir mi?
Bu sayfada anlatılan aktarım tek yönlüdür: Katip'ten alınan dosya yazılıma aktarılır. Sözleşmelerin Katip'e işlenmesi Katip'in kendi ekranlarında yapılır.
Dosyayı her ay yeniden yüklemek gerekir mi?
Yeni sözleşme ya da fesih olduğunda yeniden yüklemek listeyi güncel tutar. Mevcut kayıtlar güncellenir, yeniler eklenir. Ne sıklıkla yükleneceğini OSGB'nin sözleşme hareketi belirler.
Daha önce elle girdiğim firmalar aktarımla karışır mı?
Sicil numarası doğru girilmişse karışmaz; aktarım o kaydı bulur ve günceller. Sicil numarası eksik ya da hatalı girilmiş firmalar ise ikinci kez eklenebilir. Aktarımdan önce elle girilmiş kayıtların sicil numaralarını kontrol edin.
Excel dosyasında sütunların yeri değişirse aktarım bozulur mu?
Sütunları başlık adına göre okuyan bir aktarım bozulmaz. FirstİSG sütunları başlıklarından tanır; beklenen başlıklar yoksa dosyayı reddeder ve yanlış veriyi içeri almaz.