İBYS Yazılımı mı, OSGB Yazılımı mı? Entegratör ile Operasyon Yazılımı Farkı
İBYS yazılımı, kayıtları Bakanlığın İSG Bilgi Yönetim Sistemine ileten entegratör yazılımıdır; OSGB yazılımı ise saha, rapor, belge ve DÖF işini yürüten operasyon yazılımıdır. Biri iletim kanalı, öteki günlük iş aracıdır ve biri ötekinin yerine geçmez. İBYS kapsamındaki bir OSGB ikisini birlikte kullanabilir.
Bu sayfada
İBYS entegratörü ne yapar, OSGB yazılımı ne yapar?
İBYS entegratörü kayıtları Bakanlığa iletir, OSGB yazılımı o kayıtların arkasındaki işi yürütür. İş Sağlığı ve Güvenliği Kanununun (6331 sayılı) 27. maddesinin üçüncü fıkrası, Bakanlığa bu Kanuna göre yapılan işlere ait belge ve bilgiyi elektronik ortamda isteme yetkisi verir. Bakanlığın İBYS duyuruları bu iletimin kanalı olarak Bakanlıkça tescil edilmiş entegratör yazılımları gösterir.
| Soru | İBYS entegratör yazılımı | OSGB operasyon yazılımı |
|---|---|---|
| Asıl işi | Kapsamdaki kayıtları Bakanlığın sistemine iletmek | Saha, rapor, belge ve DÖF işini yürütmek |
| Muhatabı | Bakanlığın sistemi | Uzman, hekim, yönetici ve müşteri firma |
| Başarı ölçüsü | İletimin hatasız kabul edilmesi | Raporun zamanında çıkması, eksiğin görünmesi |
| Kullanıcısı | Çoğunlukla kaydı ileten kişi ya da ofis | Sahadaki ekip ve yönetim |
| Tescil sorusu | Bakanlığın duyurularına göre iletim için aranır | Yazılım iletim yapmıyorsa gündeme gelmez |
Kavramın kendisi, yani İBYS'nin ne olduğu bu sayfanın konusu değildir. Kısa tanımı için İBYS'yi anlatan rehbere bakabilirsiniz.
Bir OSGB'nin ikisine birden ihtiyacı var mı?
Kayıt ileten ve saha işini yazılımla yürüten bir OSGB'nin ikisine de ihtiyacı vardır, çünkü iki yazılım farklı soruları cevaplar. Entegratör "Bakanlığa iletildi mi" sorusunu, operasyon yazılımı "işi yaptık mı, belgesi nerede" sorusunu cevaplar. İletim kusursuz olsa da saha raporu Word'de yazılıyor ve belgeler klasörde duruyorsa günlük iş dağınık kalır.
Bazı sağlayıcılar iki işi tek üründe sunar, bazıları yalnız birini yapar. Tek üründe toplamak veri girişini azaltabilir; ayrı ürünler ise her alanda ayrı seçim yapma imkânı verir. Karar, hangi tarafın OSGB'de daha çok zaman aldığına göre verilmelidir.
Entegratör yetkisi nasıl doğrulanır?
Entegratörün tescili, sağlayıcının sözüyle değil Bakanlığın kendi duyurularıyla doğrulanır. Üçüncü taraf sitelerdeki listeler eskimiş olabilir. Doğrulamayı aşağıdaki sırayla yapın ve tarihini not edin.
- Sağlayıcıdan tescilin hangi tüzel kişi adına olduğunu yazılı isteyin.
- Bu unvanı Bakanlığın İBYS duyurularındaki bilgiyle karşılaştırın.
- Tescilin hangi kayıt türlerini kapsadığını sorun.
- Sözleşmeyi imzalayacağınız şirketin tescilli şirketle aynı olduğuna bakın.
- Tescil sona ererse sizi nasıl haberdar edeceklerini sözleşmeye yazdırın.
Dördüncü madde sık atlanır. Satışı bir bayi, tescili ise başka bir şirket yapıyorsa iletimden kimin sorumlu olduğu belirsizleşir.
İBYS yazılımı fiyatı neye göre değişir?
İBYS yazılımının fiyatı çoğunlukla kişi sayısına, işyeri sayısına ve iletilen kayıt türlerine göre değişir. Kapsam genişledikçe fiyat da artar. Bu sayfa fiyat rakamı vermez; tekliflerdeki birimleri karşılaştırmanın yolunu gösterir.
| Fiyat birimi | Nasıl hesaplanır | Sorulacak soru |
|---|---|---|
| Kişi başı | İletim yapacak uzman ve hekim sayısı | Pasif hesap ücretten düşüyor mu? |
| İşyeri başı | Hizmet verilen işyeri sayısı | Sözleşmesi biten işyeri ne zaman düşüyor? |
| Kayıt başı | İletilen işlem sayısı | Hatalı iletimin tekrarı ücretli mi? |
| Paket | Belirli sınıra kadar sabit tutar | Sınır aşılınca ne oluyor? |
Operasyon yazılımının bütçesi ayrı bir kalemdir ve fiyat sayfasında anlatılıyor. İki bütçeyi aynı tabloda toplarsanız toplam maliyet daha net görünür.
İki yazılım arasında veri nasıl akmalı?
Veri bir kez girilmeli ve iki yazılım arasında elle yeniden yazılmamalıdır. Firma, çalışan ve görevlendirme bilgisi operasyon yazılımında da entegratörde de gerekir. İki yerde ayrı ayrı yazılırsa yazımlar ayrışır ve iletimde hata çıkar.
En azından ortak kimlikler aynı olmalıdır: işyeri için SGK sicil numarası, kişi için TC kimlik numarası. Firma listesini İSG-Katip dosyasından iki tarafa da aynı kaynaktan almak bu uyumu kolaylaştırır; Katip verisinin aktarımı İSG-Katip verileri sayfasında anlatılıyor. İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliğinin 5. maddesi de işverenin Bakanlıkça belirlenen bilgileri İSG KATİP üzerinden vermesini öngörür.
Kişisel veri de iki sağlayıcı arasında dolaşır. Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (6698 sayılı) 3. maddesi veri işleyen kavramını tanımlar: veri sorumlusundan aldığı yetkiyle onun hesabına kişisel veri işleyen gerçek ya da tüzel kişi. Her iki sağlayıcıyla da yükümlülükleri ayrı ayrı yazılı hâle getirin.
Teklif alırken hangi sorular sorulur?
Teklif aşamasında iki yazılıma ayrı sorular sorulur. Entegratöre iletimin güvenilirliği, operasyon yazılımına günlük işin akışı sorulur. Aşağıdaki liste iki tarafı ayırır.
Entegratöre:
- Tescil hangi şirket adına ve hangi kayıtlar için?
- İletim reddedilirse hata nerede ve kime görünüyor?
- Mevzuat ya da veri seti değişince güncelleme ne kadar sürede geliyor?
Operasyon yazılımına:
- Saha raporu, DÖF ve firma dosyası tek kayıtta birleşiyor mu?
- Katip listesi içe aktarılabiliyor mu?
- Veriler sözleşme bitince hangi biçimde teslim ediliyor?
Operasyon tarafının tam soru listesi seçim rehberinde yer alıyor. Entegratör için de aynı disiplini koruyun: her teklifte aynı soruları aynı sırayla sorun.
Sık sorulan sorular
İBYS yazılımı almak OSGB için zorunlu mu?
Bakanlığın İBYS duyurularına göre kapsamdaki kayıtların iletimi tescilli entegratör yazılımlar üzerinden yapılır. Hangi kayıtların ve kimlerin kapsamda olduğunu Bakanlığın güncel duyurularından kontrol edin. Saha raporu ve belge düzeni için ayrı bir yazılım almak ise OSGB'nin kendi kararıdır.
İBYS yazılımı Katip'in yerine geçer mi?
Geçmez. İSG-Katip sözleşme ve görevlendirmenin işlendiği sistemdir; OSGB-işveren sözleşmesi orada onaylanır. İBYS ise Bakanlığın duyurularına göre başka kayıtların iletildiği kanaldır. İkisi ayrı sistemlerdir ve ayrı ekranlarda yürür.
OSGB yazılımı aynı zamanda İBYS entegratörü olabilir mi?
Olabilir; bazı sağlayıcılar iki işi aynı üründe sunar. Bu durumda tescilin hangi tüzel kişi adına ve hangi kayıtlar için olduğunu ayrıca doğrulayın. Operasyon özelliklerini de tescilden bağımsız olarak demoda sınayın.
Entegratörü değiştirirsem geçmiş iletimler kaybolur mu?
Asıl risk, entegratör yazılımındaki kendi kopyanızdır; iletim geçmişini ve sonuçlarını kendi arşivinizde tutmanız gerekir. Sözleşmede geçmiş iletim kayıtlarının ve iletim sonuçlarının hangi biçimde teslim edileceğini yazdırın.
İBYS iletimi için çalışan verisi kimde işlenir?
Entegratör, kendisine veri gönderen OSGB ya da işveren adına çoğunlukla veri işleyen konumundadır; rol dağılımını hukuk danışmanınızla netleştirin. KVKK'nın 12. maddesine göre veri güvenliği tedbirlerinden veri sorumlusu, veri işleyenle birlikte müştereken sorumludur. Bu yüzden entegratör sözleşmesinde KVKK yükümlülükleri yazılı olmalıdır.
İBYS yazılımı fiyatları neden bu kadar farklı?
Fiyat modeli sağlayıcıya göre değişir. Kişi başı, işyeri başı ya da iletilen kayıt sayısına göre fiyatlama görülebilir. Teklifleri karşılaştırmadan önce hepsini kendi kişi ve işyeri sayınızla aynı birime çevirin.
Kaynaklar
- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Madde 27, üçüncü fıkra, belge ve bilginin elektronik ortamda istenmesi
- İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği, Madde 5, beşinci fıkra (f) bendi, bilgilerin İSG KATİP üzerinden verilmesi
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Madde 3 ve 12, veri işleyen ve müşterek sorumluluk