OSGB'de Uzmanlar Telefondan Çalışırken Yönetici Neye Karar Verir?
Uzmanlar telefondan çalışırken yönetici beş konuda karar verir: hangi cihazın kullanılacağı, cihaz kaybolunca ne yapılacağı, fotoğrafların nerede duracağı, kimin neyi göreceği ve uygulamanın ekibe nasıl yayılacağı. Bu kararlar kısa, yazılı bir mobil kullanım politikasında toplanır. Politika her uzmana okutulup onaylatıldığında yürürlüğe girer.
Bu sayfada
Kişisel telefon mu, şirket telefonu mu?
İkisi de olabilir; karar, OSGB'nin cihaz üzerinde ne kadar söz sahibi olmak istediğine bağlıdır. Şirket telefonu tam denetim verir ama maliyetlidir. Kişisel telefon ek maliyet çıkarmaz, ama cihazın ayarları uzmanın elindedir.
| Ölçüt | Şirket telefonu | Kişisel telefon |
|---|---|---|
| Maliyet | Cihaz ve hat OSGB'de | Ek maliyet yok ya da küçük bir destek |
| Cihaz ayarları | OSGB belirler | Uzman belirler, OSGB kural koyar |
| Ayrılırken | Cihaz geri alınır | Uygulamadan çıkış ve hesap kapatma gerekir |
| Fotoğraf ve dosyalar | OSGB'nin cihazında | Uzmanın kişisel verisiyle aynı cihazda |
| Kayıp ya da çalınma | OSGB süreci yürütür | Uzman haber verir, OSGB hesabı kapatır |
Kişisel telefon seçildiyse asgari kuralları yazılı yapın. Ekran kilidi açık olsun, işletim sistemi güncel tutulsun, uygulama aile bireyleriyle paylaşılan bir cihazda kullanılmasın. Bu kurallar uzmana yük değil, verinin korunmasının en ucuz yoludur.
Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (6698 sayılı) 12. maddesi, OSGB veri sorumlusu konumundaysa ondan uygun güvenlik düzeyini sağlamak için gerekli teknik ve idari tedbirleri almasını ister. Yazılı bir mobil kullanım politikası bu idari tedbirlerden biri olarak düşünülebilir.
Cihaz kaybolursa veri ne olur?
Cihaz kaybolduğunda verinin akıbeti, verinin telefonda mı yoksa yazılımın sunucusunda mı durduğuna bağlıdır. Kayıtlar yazılımda tutuluyorsa telefon kaybı veri kaybı değildir. Asıl risk, telefondaki açık oturumla birinin kayıtlara erişmesidir; bu yüzden ilk adım erişimi kesmektir.
Kayıp anı için kısa bir sıra yazın:
- Uzman kaybı fark ettiği anda yöneticiye haber verir.
- Hesabın şifresi değiştirilir ya da hesap geçici olarak kapatılır.
- Telefonun uzaktan kilitleme ya da silme özelliği varsa kullanılır.
- Telefona indirilmiş iş belgesi olup olmadığı değerlendirilir.
- Olay ve alınan önlemler tarihiyle kayda geçirilir.
Dördüncü adım sık atlanır. Telefona indirilen PDF'ler ya da galeriye kaydedilen fotoğraflar, yazılımdaki hesap kapatılsa da cihazda kalır. Kişisel veri içeren bu dosyalar başkasının eline geçtiyse durum bir veri ihlali olabilir.
Böyle bir durumda KVKK'nın 12. maddesinin beşinci fıkrası devreye girer: OSGB veri sorumlusu konumundaysa, verinin hukuka aykırı biçimde başkasının eline geçtiğini ilgili kişiye ve Kurula gecikmeden bildirmelidir. Somut bir kaybın bu kapsama girip girmediğini hukuk danışmanınızla değerlendirin.
Fotoğraflar telefonda mı kalır, yazılımda mı?
Saha fotoğrafının asıl yeri yazılım olmalı, telefonda kopya kalmamalıdır. Galeride biriken saha fotoğrafları uzmanın kişisel fotoğraflarıyla karışır, kişisel bulut yedeğine gidebilir ve uzman ayrıldığında onunla birlikte gider. Rapora bağlanan fotoğraf ise firmanın kaydıdır.
Uygulamanın kamera davranışını demoda kontrol edin. Uygulama içinden çekilen fotoğraf galeriye de kaydediliyor mu? Galeriden seçilen fotoğraf rapora eklendikten sonra galeride kalıyor mu? İkinci durumda galeriyi temizlemek uzmanın işidir ve politikada yazılmalıdır.
Fotoğraf çekerken kişiler de düşünülmelidir. Çalışanın yüzü bulguyu anlatmak için gerekli değilse kadraja alınmaz. Bulguyu gösteren dar bir çerçeve hem raporu sade tutar hem de gereksiz kişisel veri üretmez.
FirstİSG'de uzman fotoğrafı uygulamanın içinden çektiğinde fotoğraf telefon galerisine kaydedilmeden rapora yüklenir. Galeriden fotoğraf seçmek de mümkündür; bu durumda asıl dosya galeride kalır ve silinmesi uzmana bırakılır.
Uzmanlara hangi yetkiler verilir?
Uzmana yalnız işini yapmak için gereken yetki verilir: kendi firmalarının kayıtlarını görmek ve bu firmalar için rapor, belge ve DÖF girmek. Bütün OSGB'yi görme yetkisi yöneticide kalır. Sağlık kayıtları ise yalnız hekimlere açılır.
Telefonda yetki daha da önem kazanır, çünkü cihaz masadaki bilgisayardan çok daha kolay kaybolur. Telefondaki oturum ne kadar geniş yetkiliyse kaybın etkisi o kadar büyür. Yönetici hesabının telefonda açık tutulup tutulmayacağı bu yüzden ayrıca kararlaştırılmalıdır.
Uzmanın göreceği firma listesi de düzenli gözden geçirilmelidir. Görevi biten bir firmanın kayıtları uzmanın telefonunda açık kalmamalıdır. Atamalar değiştiğinde erişimin de değiştiğini demoda görmek gerekir.
Ayrılan uzmanın hesabı ayrıldığı gün kapatılmalıdır. Açık kalan hesap, eski personelin telefonundan müşteri verisine erişebilmesi demektir. Personel ayrılış listesine "mobil oturum kapatıldı" maddesini ekleyin. Rollerin demoda nasıl sınanacağı OSGB yazılımı ve KVKK sayfasında anlatılıyor.
Politika metninde hangi maddeler yer alır?
Politika, yukarıdaki kararların her birini bir maddeyle yazar. Metin kısa tutulur ve uzmanın gündelik işinde ne yapacağını söyler. Aşağıdaki maddeler çoğu OSGB için bir başlangıç taslağıdır.
- Hangi cihazların kullanılabileceği ve şirket telefonu verilip verilmeyeceği.
- Ekran kilidi, güncelleme ve cihazın başkasıyla paylaşılmaması kuralı.
- Cihaz kaybında kime, ne kadar sürede haber verileceği.
- Saha fotoğraflarının yalnız uygulama içinden çekileceği ve galeride bırakılmayacağı.
- Telefona iş belgesi indirme kuralı ve indirilen belgenin silinmesi.
- Ayrılışta uygulamadan çıkış, belge silme ve hesap kapatma adımları.
Her maddenin sonunda sorumlusu yazılırsa politika uygulanabilir olur. Örneğin kayıp bildirimi uzmanın, hesabın kapatılması yöneticinin görevidir.
Mobil kullanım nasıl yaygınlaştırılır?
Mobil kullanım, ilk haftalarda birkaç uzmanın gerçek ziyaretlerde başarılı olmasıyla yaygınlaşır. Zorunlu bir tarih koymak tek başına yetmez; uzman raporu telefondan bitiremiyorsa akşam yine bilgisayara döner. Önce engeller kaldırılır, sonra kural konur.
- Uygulamayı sahada en çok bulunan iki üç uzmanla başlatın.
- İlk iki haftanın sorunlarını toplayın: bağlantı, kamera izni, ekran boyutu.
- Sorunlar çözülünce yeni ziyaret raporlarının telefondan açılmasını kural yapın.
- Taslakta kalan raporları haftalık izleyin ve takılan uzmanla birlikte çözün.
Bağlantının zayıf olduğu sahalar için ne yapılacağı da politikada yer almalıdır. Bodrum katlarda ve şantiyelerde fotoğrafın ne zaman yükleneceğini, bağlantı kopunca yazılanın ne olacağını demoda sorun.
FirstİSG'de uzman raporu ve firma dosyasına yüklenecek belgeyi iOS ya da Android uygulamasından hazırlayabilir. Telefonda yarım bırakılan rapor, ofisteki bilgisayarda web üzerinden açılıp tamamlanır. Uygulamadan yüklenen belgelerin firma dosyasında nereye yerleştiği kâğıtsız OSGB sayfasında, sahadaki işin rapora dönüşümü ana sayfada gösteriliyor.
Sık sorulan sorular
Uzman kişisel telefonunu iş için kullanmak istemezse ne olur?
Bu bir tercih olarak saygıyla karşılanmalıdır. OSGB bu durumda şirket telefonu verebilir ya da uzmanın sahada başka bir cihazla çalışmasını sağlayabilir. Kişisel telefonu zorunlu tutmak yerine seçenekleri politikada yazmak tartışmayı önler.
Kişisel telefon kullanan uzmana destek verilmeli mi?
Bu, OSGB'nin kendi kararıdır. Bazı OSGB'ler hat ya da cihaz desteği verir, bazıları vermez. Desteğin karşılığında hangi güvenlik kurallarına uyulacağı politikada birlikte yazılırsa iki taraf da neyi üstlendiğini bilir.
Uzman telefonunu değiştirince ne yapılmalı?
Eski telefondaki uygulamadan çıkış yapılmalı ve cihazda indirilmiş iş dosyaları silinmelidir. Telefon satılacak ya da başkasına verilecekse fabrika ayarlarına döndürülmesi en güvenli yoldur. Yeni telefonda uygulama yeniden kurulur ve hesapla giriş yapılır.
Mobil uygulama web panelinin yerine geçer mi?
Çoğu yazılımda geçmez, ikisi birlikte çalışır. Saha işi telefonda başlar; uzun metin düzeltme, toplu yükleme ve yönetim ekranları web'de daha rahattır. Politika hangi işin nerede yapılacağını da yazabilir.
Mobil kullanım politikası ne kadar uzun olmalı?
Bir iki sayfayı geçmemelidir. Uzun politika okunmaz ve uygulanmaz. Cihaz seçimi, ekran kilidi, kayıp anında yapılacaklar, fotoğraf kuralı ve ayrılışta yapılacaklar maddeleri çoğu OSGB için yeterlidir.
Tablet de aynı politikaya girer mi?
Girer. Sahada kullanılan her cihaz, telefon ya da tablet, aynı kurallara bağlanmalıdır. Ortak kullanılan bir ofis tableti varsa her kullanıcının işini bitirince oturumdan çıkması ayrıca yazılmalıdır.
Kaynaklar
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Madde 12, birinci ve beşinci fıkra, güvenlik tedbirleri ve ihlal bildirimi