OSGB Müşteri Firmaya Rapor Nasıl İletir? E-posta, Bağlantı ve Dosya
OSGB raporu müşteri firmaya çoğunlukla PDF olarak e-postayla, gerektiğinde paylaşım bağlantısıyla ya da basılı teslimle iletir. Kanaldan önemli olan, raporun kime, ne zaman ve hangi sürümüyle gittiğinin sonradan gösterilebilmesidir. Sağlık verisi içeren belgeler ise genel rapor akışının dışında tutulur.
Bu sayfada
Rapor iletiminde hangi kanıt saklanmalı?
Saklanması gereken kanıt dört bilgiden oluşur: gönderilen belgenin kendisi, alıcı, tarih ve gönderen. Bu dördü bir arada durduğunda "rapor bize gelmedi" itirazına cevap verilebilir. Biri eksikse iletim yalnız hatırlanan bir olay olarak kalır.
Kanıtın önemi mevzuattan da okunur. İş Güvenliği Uzmanlarının Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmeliğin 9. maddesine göre uzman, iş sağlığı ve güvenliği için gereken tedbirleri işverene yazıyla bildirir. Bu yazılı bildirimin yapıldığını sonradan göstermenin yollarından biri, iletimin kendisini kayda geçirmektir.
Onaylı defterin ayrı bir yeri vardır. İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliğinin 7. maddesi onaylı deftere yazılan tespit ve önerileri işverene tebliğ edilmiş sayar. E-postayla giden raporun hukuki sonucu ayrı bir değerlendirmedir; pratikte rapor ile defter kaydı birbirini tamamlar.
Sürüm de kanıtın parçasıdır. Rapor gönderildikten sonra değiştirilebiliyorsa müşteride duran PDF ile OSGB'deki kayıt ayrışır. Gönderilen raporun kilitli olması bu ayrışmayı önler.
E-posta, paylaşım bağlantısı ve basılı teslim nasıl karşılaştırılır?
Üç kanal farklı ihtiyaçları karşılar. E-posta hızlı ve kayıtlıdır, bağlantı büyük dosyalarda işe yarar, basılı teslim ise imza gereken belgeler için kalır. Aşağıdaki tablo kanalları aynı ölçütlerle karşılaştırır.
| Ölçüt | E-posta eki | Paylaşım bağlantısı | Basılı teslim |
|---|---|---|---|
| Hız | Anında | Anında | Ziyarette ya da kargoyla |
| İletim kanıtı | Gönderim kaydı ve alıcı listesi | Açılma bilgisi sağlayıcıya bağlı | Teslim tutanağı |
| Dosya boyutu | Ek sınırı vardır | Büyük dosyada rahat | Sınır yok |
| Yanlış alıcı riski | Adres hatasında yüksek | Bağlantı başkasına iletilebilir | Düşük |
| Erişimi geri alma | Gönderilen geri alınamaz | Süre sınırı ya da iptal varsa mümkün | Geri alınamaz |
| Uygun olduğu belge | Saha raporu, risk analizi | Fotoğraflı kalın raporlar, toplu belgeler | İmzalı tutanaklar |
Bağlantının en önemli özellikleri süresi ve iptalidir. Süresiz ve herkese açık bir bağlantı, iletildiği her kişiye raporu açar. Bağlantı kullanılacaksa süre sınırı ve iptal imkânı olup olmadığına bakın.
Basılı teslimin de yeri vardır. İnternet erişimi sınırlı işyerlerinde ya da imzanın elden alınması gereken belgelerde kâğıt en pratik yol olabilir. Bu durumda teslim tutanağı, e-postanın gönderim kaydının yerini tutar ve aynı titizlikle saklanmalıdır.
E-postada en sık hata yanlış alıcıdır. Müşteri firmada raporun kime gideceğini yazılı olarak belirleyin ve her gönderimde aynı listeyi kullanın. Firma yetkilisi değiştiğinde listeyi aynı gün güncelleyin.
Hangi rapor hangi biçimde gönderilir?
Değişmemesi gereken belge PDF olarak, müşterinin üzerinde çalışacağı belge düzenlenebilir biçimde gönderilir. Saha raporu ve tamamlanmış risk analizi PDF olarak gider. Müşterinin kendi tablolarına aktaracağı listeler ise Excel olarak gönderilebilir.
- Saha raporu: PDF.
- Risk analizi: PDF; müşteri kendi tablosunda kullanacaksa ayrıca Excel.
- İmzaya gidecek plan ve tutanaklar: Word ya da PDF; imzalı hâli taranıp geri alınır.
- Çalışan ve katılım listeleri: Excel.
Düzenlenebilir belge gönderirken sürüme dikkat edin. Müşteri Excel dosyasını değiştirip geri gönderirse hangi sürümün geçerli olduğu karışabilir. Geçerli sürüm OSGB'deki kayıttır; dönen dosya ayrıca ve tarihiyle saklanır.
FirstİSG'de e-postayla gönderim yalnız tamamlanmış saha raporu için açıktır; taslak rapor gönderilemez ve rapor müşteriye PDF olarak gider. Risk analizinin PDF'i ve Excel dosyası indirilebilir, şablondan üretilen firma belgeleri ise Word ya da Excel dosyası olarak çıkar. Raporların her uzmandan aynı biçimde çıkması için kurulan kurallar rapor standardı sayfasında anlatılıyor.
Sağlık verisi içeren belge nasıl ayrılır?
Sağlık verisi içeren belge, genel rapor akışından ayrı bir kanalla ve yalnız yetkili alıcıya gönderilir. Saha raporu müşteri firmanın birkaç yöneticisine gidebilir; muayene sonucu ise o listeye girmemelidir. İki belgeyi aynı e-postaya eklemek, sağlık verisini gereksiz kişilere açar.
Bu ayrımın iki dayanağı vardır. Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (6698 sayılı) 6. maddesine göre sağlık bilgisi, işlenmesi daha sıkı koşullara bağlı özel nitelikli veriler arasındadır. İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliğinin 13. maddesi de işe giriş ve periyodik muayene sonuçlarının kişisel sağlık dosyalarında saklanmasında gizlilik ilkesini anar ve OSGB'yi bundan sorumlu tutar.
Ayrımı bozan en yaygın durum, toplu gönderimdir. Bir firmanın dönem sonu belgeleri tek e-postada gönderilirken muayene sonuçlarının da pakete girmesi kolaydır. Gönderimden önce ek listesine bakmak bu hatayı önler.
Pratik ayrım üç adımla kurulabilir. Sağlık belgelerini almaya yetkili kişi işyerinde yazılı olarak belirlenir. Dosya adı çalışanın sağlık bilgisini açık etmez. Gönderilen belgenin kopyası yalnız yetkili kişilerin erişebildiği yerde saklanır.
FirstİSG'de firma dosyasındaki sağlık raporlarının sonucunu yalnız işyeri hekimi olarak tanımlanmış kullanıcı görür. Uzman ve diğer ekip kullanıcıları bu sonuçları görmez.
Yazılımda iletim kaydı neden önemli?
İletim kaydı, raporun gönderildiği bilgisini kişinin hafızasından alıp kayda bağladığı için önemlidir. Uzman ayrıldığında ya da müşteri itiraz ettiğinde, kimin neyi ne zaman gönderdiği kişiye sorulmadan görülebilmelidir. Kişisel e-posta kutusundan yapılan gönderim bu bilgiyi uzmanla birlikte götürür.
Kayıt, iletimin zamanlamasını da gösterir. Ziyaretten raporun gönderilmesine kadar geçen süre, müşterinin hizmeti nasıl algıladığını doğrudan etkiler. Gönderim tarihleri kayıtta durduğunda bu süre firma bazında izlenebilir ve uzayan yerler erkenden fark edilir.
İkinci neden alıcı listesidir. Yazılımdan yapılan gönderimde alıcılar firma kaydından gelebilir ve uzmanın kişisel adres defterine dayanmaz. Bu da yanlış alıcı riskini azaltır.
Kayıt, müşteriyle yapılan dönem görüşmelerine de malzeme verir. Yıl içinde gönderilen raporların listesi, verilen hizmetin somut bir dökümüdür.
Demoda şu soruları sorun:
- Rapor yazılımdan doğrudan e-postayla gönderilebiliyor mu?
- Gönderim kaydında alıcılar ve tarih görülebiliyor mu?
- Taslak raporun gönderilmesi engelleniyor mu?
- Gönderilen rapor sonradan değiştirilebiliyor mu?
- Sağlık belgeleri genel gönderim listesinden ayrı tutulabiliyor mu?
Belgelerin firma dosyasında nasıl düzenlendiği kâğıtsız OSGB sayfasında, satın alma sürecinde sorulanlar sık sorulan sorular sayfasında toplanıyor.
Sık sorulan sorular
Rapor mesajlaşma uygulamasıyla gönderilebilir mi?
Teknik olarak gönderilebilir, ama iz dağınık kalır. Gönderim uzmanın kişisel telefonunda durur, uzman ayrılınca onunla gider. Çalışan bilgisi içeren raporlar için bu kanal veri güvenliği açısından da zayıftır; resmi iletim için e-posta ya da yazılımdan gönderim tercih edilmelidir.
Müşteri raporu almadığını söylerse ne yapılır?
Gönderim kaydına bakılır: tarih, alıcı adresi ve gönderilen dosya. Adres doğruysa rapor yeniden gönderilir ve ilk gönderimin tarihi bildirilir. Adres yanlışsa alıcı listesi düzeltilir; bu durum alıcı listesinin yazılı tutulmasının neden önemli olduğunu gösterir.
Rapor ıslak imzalı mı gönderilmeli?
Belge türüne göre değişir. Birçok saha raporu PDF olarak hazırlayanın adı ve unvanıyla gönderilir. İmza gereken plan ve tutanaklarda imzalı aslı ayrıca saklanır, taranmış kopyası firma dosyasına yüklenir.
Rapor firma yetkilisi dışında kime gönderilmeli?
Bunu müşteri firma belirler ve yazılı bildirir. İşveren, işveren vekili ve varsa İSG kurulunun sekreteri olası alıcılardır. Listeyi sözleşme başında alın ve yetkili değiştiğinde güncelleyin.
Gönderilen raporda hata çıkarsa ne yapılır?
Eski rapor sessizce değiştirilmez. Düzeltilmiş rapor yeni tarihle hazırlanır ve gönderilirken önceki sürümün yerine geçtiği belirtilir. İki sürüm de kayıtta kalır, böylece müşteride hangisinin olduğu bilinir.
Basılı teslimde ne saklanmalı?
Teslim alanın adı, imzası ve tarihi bulunan bir teslim tutanağı saklanmalıdır. Tutanağın taranmış kopyası firma dosyasına, raporun yanına yüklenir. Böylece basılı teslim de e-posta kadar kolay gösterilir.
Kaynaklar
- İş Güvenliği Uzmanlarının Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik, Madde 9, birinci fıkra, (a) bendi, tedbirlerin işverene yazılı bildirilmesi
- İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği, Madde 7, dördüncü fıkra (onaylı defter) ve Madde 13, birinci fıkra, (e) bendi (gizlilik)
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Madde 6, özel nitelikli kişisel veri