OSGB Takip Programı: Firma, Ziyaret ve Rapor Takibi Tek Yerde
OSGB takip programı, müşteri firmaların ziyaretlerini, raporlarını, belgelerini ve açık DÖF'lerini tek listede izleten yazılımdır. Yöneticinin sorusu "hangi firmada ne bekliyor" sorusudur; program bu cevabı her sabah aynı yerden vermelidir. Excel'den farkı, durumun kayıtlardan kendiliğinden çıkması ve kimsenin tabloyu elle güncellememesidir.
Bu sayfada
OSGB takip programı neyi takip eder?
OSGB takip programı dört şeyi izler: firma, ziyaret, rapor ve açık iş. Firma kaydı her şeyin bağlandığı yerdir. Ziyaret ve rapor yapılan işi, belge ve DÖF ise geride kalan yükümlülüğü gösterir.
Mevzuat bu takibi OSGB'ye zaten yükler. İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliğinin 13. maddesi OSGB'yi çalışma sonuçlarının kayıt altına alınmasından ve görevlerin yerine getirilip getirilmediğinin izlenmesinden sorumlu tutar. Aynı yönetmeliğin 18. maddesi sorumlu müdüre personelin görevlendirilmesinin takibini ve kayıtların düzenli arşivlenmesini verir.
| Takip edilen | Sorduğu soru | Durumu belirleyen kayıt |
|---|---|---|
| Firma | Hangi firmalara hizmet veriyoruz, kim atanmış? | Firma kaydı ve görevlendirme |
| Ziyaret | Bu ay her firmaya gidildi mi? | Ziyaret sonrası açılan rapor |
| Rapor | Hangi rapor taslakta, hangisi tamamlandı? | Raporun durumu |
| Belge | Hangi firmanın hangi belgesi eksik ya da süresi geçmiş? | Firma dosyasındaki kayıt ve tarihi |
| DÖF | Hangi uygunsuzluk hâlâ açık, hangisi gecikti? | DÖF'ün termini ve kapanış kaydı |
Tablonun son sütunu önemlidir. Takip, birinin işaretlediği bir kutudan değil, işin kendi kaydından okunmalıdır.
Excel tablosuyla takip nerede tıkanır?
Excel tablosu, bilgiyi biri girdiği sürece doğru gösterir. Uzman raporu bitirip tabloya "yapıldı" yazmayı unuttuğunda tablo yanlış olur ve bunu kimse fark etmez. Firma sayısı arttıkça güncellemeyi bekleyen satır sayısı da artar.
İkinci tıkanma, aynı dosyanın birden çok kopyasıdır. Uzman kendi kopyasını günceller, yönetici e-postayla gelen eski sürüme bakar. Hangi kopyanın doğru olduğu ancak telefonla sorularak anlaşılır.
Üçüncü tıkanma geçmiştir. Excel bugünkü durumu tutar ama bir DÖF'ün ne zaman açıldığını, kimin üstlendiğini ve neden geciktiğini tutmaz. Excel'den çıkış planı Excel yerine yazılım sayfasında ayrıca anlatılıyor.
Takip ekranında hangi listeler olmalı?
Takip ekranında sayılar değil, harekete geçirecek listeler olmalıdır. "Gecikmiş DÖF: 14" bilgisi ancak o on dört kaydın firmasına ve sorumlusuna bir tıkla inilebiliyorsa işe yarar. Aşağıdaki listeler haftalık toplantıyı besler.
- Süresi geçmiş ya da yaklaşan belgesi olan firmalar
- Termini geçmiş açık DÖF'ler, firmaya göre
- Taslakta bekleyen raporlar ve bekleme süreleri
- Bu ay hiç rapor açılmamış firmalar
- Sözleşmesi biten ya da yeni başlayan firmalar
Listenin tanımı da ekranda okunmalıdır. "Yaklaşan" kaç gün sonrasını kapsıyor, "gecikmiş" hangi tarihe göre hesaplanıyor? Tanımı belli olmayan liste, toplantıda tartışma konusu olur. Bu listelerin aylar içindeki eğilimini okumak ayrı bir iştir ve yönetici göstergeleri sayfasında anlatılıyor.
Açık DÖF ve eksik rapor nasıl görünür hâle gelir?
Açık DÖF, uygunsuzluk raporda yazıldığı anda DÖF olarak açılırsa görünür hâle gelir. Ayrı bir tabloya sonradan aktarılması gereken bulgu çoğu zaman aktarılmaz. Risk Değerlendirmesi Yönetmeliğinin 10. maddesi de kontrol tedbirleri için sorumlu ile başlama ve bitiş tarihi içeren planlar ister ve uygulamanın düzenli izlenmesini öngörür.
Bu yüzden her DÖF'te üç alan dolu olmalıdır: sorumlu, termin ve kapanış kanıtı. Termin geçtiğinde kayıt kendiliğinden gecikmiş sayılmalıdır. Kapanış ise fotoğraf ya da belgeyle yapılmalıdır, tek bir onay kutusuyla değil.
Eksik rapor için ölçü, raporun durumudur. Ziyareti yapılmış ama taslakta kalmış rapor, müşteriye gitmemiş bir hizmettir. Taslakta bekleyen raporların yaşı listelenirse, hangi uzmanın yazım yükü altında kaldığı da görünür. DÖF'lerin nasıl yazılacağına dair örnekler FirstİSG'nin DÖF örnekleri rehberinde yer alıyor.
Takip programı seçerken hangi sorular sorulur?
Takip programı, demoda kendi firmalarınızdan birkaçıyla sınanmalıdır. Aşağıdaki sorular, ekranın gerçekten kayıttan beslenip beslenmediğini ortaya çıkarır.
- Raporu tamamlanan ziyaret, takip listesinde ayrıca işaretlemeden görünüyor mu?
- Termini geçen DÖF hangi ekranda, kimin önüne düşüyor?
- Belgenin sonraki tarihi neye göre hesaplanıyor, elle değiştirilebiliyor mu?
- Uzman ayrıldığında firmalarının açık işleri yeni uzmana nasıl geçiyor?
- Listeler firmaya, uzmana ve tarihe göre süzülebiliyor mu?
Sorulacak diğer başlıklar seçim rehberindeki kontrol listesinde toplanıyor.
FirstİSG'de takip nasıl görünür?
FirstİSG'de takip üç kayıttan okunur: saha raporu, DÖF ve firma dosyası. Rapor listesi taslak ve tamamlanmış raporlar olarak süzülür. Taslak rapor silinebilir, tamamlanmış rapor ise kilitlenir.
DÖF listesinde açık, gecikmiş ve tamamlanan kayıtlar ayrı sekmelerde görünür. OSGB yöneticisi bütün OSGB'nin DÖF'lerini görür. Risk analizinden ve saha raporundan açılan DÖF'ler aynı listede durur ve kaynağa göre süzülebilir.
Firma dosyasında her kategori bir durum taşır: Geçerli, Yaklaşıyor, Eksik, Süresi doldu ya da Kayıt yok. Durum, kaydın tarihinden ve tekrar aralığından hesaplanır. Belgelerin nasıl düzenlendiği kâğıtsız OSGB sayfasında anlatılıyor; bu üç kaydın sahada nasıl üretildiği ise ana sayfanın konusu.
Sık sorulan sorular
OSGB takip programı ile OSGB yazılımı aynı şey mi?
Çoğu zaman aynı yazılımın iki yüzüdür. OSGB yazılımı rapor, belge ve DÖF kayıtlarını üretir; takip programı denen kısım bu kayıtların durumunu yöneticiye özetler. Kayıt üretmeyen, yalnız durum işaretlenen bir takip aracı Excel tablosundan çok farklı çalışmaz.
Takip programı ziyaretleri kendisi planlar mı?
Bu yazılımdan yazılıma değişir. Bazı yazılımlar ziyaret takvimi tutar, bazıları yalnız yapılan ziyaretin raporunu kaydeder. Demoda hangisinin olduğunu ve planlanan ziyaretin yapılmadığında nerede görüneceğini sorun.
Uzman da yöneticinin gördüğü listeyi görür mü?
İyi kurulmuş bir yazılımda uzman yalnız kendi firmalarının listesini, yönetici bütün OSGB'yi görür. Aynı listeyi herkese açmak hem kalabalık yaratır hem de yetki ayrımını bozar.
Excel tablosundaki eski takip bilgisi programa taşınır mı?
Firma listesi ve çalışan listeleri taşınabilir. Tabloda elle tutulan "yapıldı, bekliyor" işaretleri ise çoğu zaman taşınmaz, çünkü programda durum kayıttan hesaplanır. Açık kalan işleri ilk hafta yeni sistemde yeniden açmak daha temiz bir başlangıç verir.
Takip programı kaç firmadan sonra gerekli olur?
Kesin bir sayı yoktur. Belirleyici olan, "hangi firmada ne eksik" sorusuna tek bakışta cevap verilip verilemediğidir. Bu soru birden fazla kişiye ve birden fazla dosyaya sorularak cevaplanıyorsa takip zaten dağılmıştır.
Takip listesi ne sıklıkla gözden geçirilmeli?
Uzman kendi listesine her ziyaretten önce, yönetici OSGB'nin listesine en az haftada bir bakmalıdır. Haftalık toplantıda yalnız gecikmiş kayıtları konuşmak süreyi kısaltır. Liste kayıttan beslendiği için toplantı öncesi ayrıca hazırlık gerekmez.
Kaynaklar
- İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği, Madde 13 ve 18, kayıt, izleme ve arşiv sorumluluğu
- İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği, Madde 10, kontrol tedbirlerinin planlanması ve izlenmesi
- FirstİSG DÖF örnekleri rehberi