OSGB'de Saha Ziyareti Takibi: Plan, Kayıt ve Rapor
OSGB'de saha ziyareti takibi, planlanan ziyaretin yapılıp yapılmadığını ve her ziyaretin bir raporla kapanıp kapanmadığını izlemektir. Takibin ölçüsü ziyaret sayısı değil, plan, ziyaret ve rapor arasındaki eşleşmedir. Bu eşleşme en az emekle, kaydın sahada telefondan tutulmasıyla kurulur.
Bu sayfada
Ziyaret takibinde en sık hangi işler kaçar?
En sık kaçan iş, yapılmış ama kaydı geç girilen ziyarettir. Uzman firmaya gider ve sorunları görür, ama raporu günler sonra yazar. Bu arada yönetici ziyaretin hiç yapılmadığını sanabilir.
Takipten düşen diğer işler şunlardır:
- Ertelenen ziyaretin yeni tarihi. Telefonda konuşulur, hiçbir yere yazılmaz.
- Önceki ziyaretten kalan açık bulgu. Uzman yeni ziyarette ona bakmayı unutur.
- Onaylı deftere geçmesi gereken tespit. Raporda vardır, deftere yazılmamıştır.
- Uzman değişikliği. Yeni uzman firmanın ziyaret geçmişini bulamaz.
Onaylı defter ayrı bir yükümlülüktür. İş Güvenliği Uzmanlarının Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmeliğin 11. maddesi, uzmanın görevlendirildiği işyerindeki tespit ve tavsiyelerini onaylı deftere yazmasını ister. Yazılımdaki rapor ile defterdeki kayıt birbirini tutmalıdır; ikisi arasındaki fark denetimde soru doğurur.
Plan, gerçekleşen ziyaret ve rapor nasıl eşlenir?
Üçü aynı firma kaydına ve aynı döneme bağlanarak eşlenir. Plan "bu ay bu firmaya gidilecek" der, ziyaret "gidildi" der, rapor ise "gidildiğinde ne görüldü" sorusunu cevaplar. Biri eksikse takip boşluk verir.
| Durum | Plan | Rapor | Yapılacak iş |
|---|---|---|---|
| Tamam | Var | Tamamlandı | İşlem yok |
| Rapor bekliyor | Var | Taslakta | Uzmanla bitiş tarihi konuşulur |
| Ziyaret kaçtı | Var | Açılmadı | Yeni tarih plana yazılır |
| Plansız ziyaret | Yok | Var | Plan gerçekleşene göre düzeltilir |
| Belirsiz | Var | Açılmadı, uzman gittiğini söylüyor | Rapor hemen açılır, tarih düzeltilir |
Eşlemeyi sade tutmak için ziyaret ile rapor tek kayıt gibi düşünülebilir. Uzman sahadan dönmeden raporu açarsa, raporun tarihi ziyaretin gününü de verir. Ayrı bir ziyaret formu doldurmak gerekmez ve plan yalnız bu tarihle karşılaştırılır.
Fotoğrafın kendisi de bir zaman damgası taşır. Rapora ziyaret sırasında eklenen fotoğraflar, raporun sonradan açılmış olsa bile hangi gün sahada hazırlandığını gösterir. Bu yüzden fotoğrafın yüklenme zamanının kayıtta durup durmadığı, eşleme için sorulacak sorulardan biridir.
Dönem tanımı da baştan konmalıdır. Bazı firmalarda aylık, bazılarında daha sık ziyaret gerekebilir. Takip listesinde her firmanın kendi dönemine göre değerlendirilmesi yanlış alarmı önler.
Plansız ziyaretler de değerlidir ve kayda geçmelidir. Bir iş kazası ya da müşterinin acil çağrısı üzerine yapılan ziyaret, firmaya verilen hizmetin parçasıdır. Raporu açılmazsa bu emek hiçbir listede görünmez.
Ziyaret süresinin mevzuata göre nasıl hesaplandığı bu sayfanın konusu değildir. Burada yalnız ziyaretin yapılması ve kayda geçmesi ele alınıyor.
Sahada telefonla kayıt neyi değiştirir?
Telefonla kayıt, ziyaret ile rapor arasındaki süreyi kısaltır. Fotoğraf ziyaret sırasında çekilip rapora bağlandığında raporun tarihi ziyaretin tarihiyle aynı olur. Akşam ofiste yazılan raporda bu bağ zayıflar ve ayrıntılar unutulur.
İkinci değişiklik kanıtın kaybolmamasıdır. Telefon galerisinde duran bir fotoğraf hangi firmaya ait olduğunu söylemez. Uygulamanın içinden çekilen fotoğraf ise çekildiği anda bir raporun parçasıdır.
Üçüncü değişiklik ziyaret öncesi hazırlıktır. Firmanın önceki raporu ve açık DÖF'leri telefonda açılabiliyorsa uzman firmaya hazırlıklı gider. Önceki bulguya ziyaret sırasında bakmak, aynı bulgunun her raporda yeniden yazılmasını önler.
FirstİSG'de uzman iOS ya da Android uygulamasında raporu açar ve fotoğrafı uygulamanın içinden çeker; fotoğraf doğrudan rapora yüklenir. Uzman raporu sahada bitiremezse, aynı taslağı ofiste web'den açıp sürdürür.
Ziyaret takibinde sorumluluk kimde olmalı?
Ziyareti yapmak uzmanın, planı tutmak ve sapmayı görmek yöneticinin sorumluluğudur. Bu ayrım yazılı olmadığında ertelenen ziyaret iki kişi arasında kaybolur. Uzman yöneticinin haberi olduğunu, yönetici uzmanın yeni tarih aldığını varsayar.
Pratik bir paylaşım şöyle kurulabilir. Uzman, ziyaretin yapılamayacağını öğrendiği gün yeni tarihi kayda geçirir. Yönetici haftalık listede planla gerçekleşeni karşılaştırır ve iki kez kaçan ziyareti firma yetkilisiyle kendisi konuşur. Sorumlu müdür ise ay sonunda bütün firmaların dönemi tamamlayıp tamamlamadığına bakar.
Uzman değişikliği bu paylaşımın en zayıf anıdır. Ayrılan uzmanın planladığı ama yapmadığı ziyaretler yeni uzmana devredilirken açıkça listelenmelidir. Devir listesine açık DÖF'ler ve taslakta kalan raporlar da eklenirse yeni uzman firmaya eksiksiz bir tabloyla gider.
Ziyaret takibi için yazılımda ne aranır?
Aranacak şey, ziyaretin ayrı bir işaret olarak değil iş kaydından okunmasıdır. Demoda bir uzmanın bir firmaya rapor açmasını ve bunun yönetici ekranında nasıl göründüğünü isteyin. Aşağıdaki sorular bu denemeyi yönlendirir.
- Planlanan ama raporu açılmayan ziyaret hangi ekranda görünüyor?
- Taslakta kalan rapor ziyaretten kaç gün sonra öne çıkıyor?
- Uzman ziyaretten önce firmanın açık DÖF'lerini telefonda görebiliyor mu?
- Ertelenen ziyaretin yeni tarihi nereye yazılıyor?
- Bir firmanın son birkaç ziyaretinin tarihleri ve raporları tek ekranda sıralanabiliyor mu?
Takvim tutan yazılım da, yalnız raporu kaydeden yazılım da işe yarayabilir; önemli olan planla kaydın aynı yerde karşılaştırılabilmesidir. Diğer seçim soruları seçim rehberinde, ziyaretin de içinde olduğu genel takip listesi OSGB takip programı sayfasında ele alınıyor.
Excel ile ziyaret takibi nasıl kurulur, sınırı nerede?
Excel'de ziyaret takibi, satırlarda firmaların, sütunlarda ayların durduğu bir tabloyla kurulur. Her hücreye ziyaret tarihi ve rapor durumu yazılır. Az firmalı bir OSGB için bu tablo bir süre işini görür.
Tabloya bir sütun daha eklemek işe yarar: bir sonraki planlanan tarih. Ziyaret yapıldığında bu tarih güncellenir, ertelendiğinde yeni tarih yazılır. Böylece tablo yalnız geçmişi değil, önümüzdeki haftaları da gösterir.
Kurarken üç kural uygulayın. Her firma tek satırda ve SGK sicil numarasıyla dursun. Hücreye yalnız tarih yazılsın, açıklama ayrı bir sütunda tutulsun. Tabloyu tek kişi güncellesin, diğerleri yalnız okusun.
Sınır, tablonun rapordan beslenmemesidir. Hücredeki tarihi birinin yazması gerekir; yazılmazsa tablo ziyaretin yapılmadığını gösterir. Uzman sayısı arttıkça bu tarihleri toplamak başlı başına bir iş olur. Tablodan yazılıma geçişin belirtileri Excel yerine yazılım sayfasında sıralanıyor. Ziyaretin fotoğraftan DÖF'e uzanan devamı için ana sayfaya bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Ziyaret sıklığını kim belirler?
Ziyaretin sıklığı ve süresi sözleşmeye ve mevzuattaki hizmet sürelerine bağlıdır. Bu sayfa süre hesabına girmez. Takip açısından önemli olan, sözleşmede ne yazıyorsa planın onu göstermesi ve gerçekleşenin planla karşılaştırılabilmesidir.
Ziyaretin yapıldığını konum kaydıyla kanıtlamak gerekir mi?
Zorunlu bir yöntem değildir. Konum kaydı kanıt olarak işe yarayabilir, ama uzmanın konumunu izlemek kişisel veri işlemektir ve ayrıca değerlendirilmelidir. Çoğu OSGB için ziyaret tarihli rapor ve fotoğraf yeterli bir iz bırakır.
Firma yetkilisi bulunamazsa ziyaret yapılmış sayılır mı?
Saha gözlemi yapıldıysa rapor yine yazılır ve yetkilinin bulunmadığı not edilir. Görüşülmesi gereken konu bir sonraki ziyarete ya da telefona kalır. Ziyaretin hiç yapılamadığı durumda ise yeni tarih hemen plana yazılmalıdır.
Uzman aynı gün birden çok firmaya gidiyorsa kayıt nasıl tutulur?
Her firma için ayrı rapor açılır. Tek bir günlük notta birkaç firmayı toplamak, sonradan firmaya göre ayırmayı zorlaştırır. Telefondan çalışan uzman her firmadan çıkmadan raporun taslağını açarsa gün sonunda yalnız düzeltme kalır.
Ziyaret raporu kaç günde tamamlanmalı?
Bu süreyi OSGB kendi iç kuralıyla belirler. Süre kısaldıkça rapor ziyaretin ayrıntısını daha doğru taşır. Kural konduktan sonra süreyi aşan raporlar takip listesinde öne çıkmalıdır.
Bağlantı olmayan sahada kayıt nasıl tutulur?
Yazılımdan yazılıma değişir. Bazı uygulamalar bağlantı gelene kadar bekletir, bazıları bağlantı ister. Demoda telefonu uçak moduna alıp fotoğraf çekmeyi ve bulgu yazmayı deneyin.
Kaynaklar
- İş Güvenliği Uzmanlarının Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik, Madde 11, dördüncü fıkra, tespit ve tavsiyelerin onaylı deftere yazılması