OSGB Yazılımı Değiştirme: Veri Kaybetmeden Geçiş Planı
OSGB yazılımı veri kaybetmeden değiştirilir, ama sıra önemlidir. Önce eski sağlayıcıdan tam veri teslimi istenir, sonra firma ve kişi listeleri yeni yazılıma aktarılır, en son eski hesap kapatılır. Eski sözleşmenin bitiş tarihi bu takvimin son günüdür, ilk günü değil.
Bu sayfada
Yazılım değiştirmeden önce hangi veriler istenir?
Yazılım değiştirmeden önce eski sağlayıcıdan beş grup veri istenir: firmalar, kişiler, raporlar, belgeler ve açık işler. Talep yazılı yapılmalı ve her grubun teslim biçimi belirtilmelidir. Ayrılık kararı açıklanmadan önce talep listesini hazırlamak, teslimin pazarlığa dönmesini önler.
| Veri grubu | İçeriği | İstenecek biçim |
|---|---|---|
| Firmalar | Unvan, SGK sicil no, adres, tehlike sınıfı, sözleşme tarihleri | Excel ya da CSV |
| Kişiler | Personel ve müşteri firma çalışanları, TC kimlik no, görev | Excel ya da CSV |
| Raporlar | Saha raporları ve risk analizleri | PDF, risk analizi için ayrıca Excel |
| Belgeler | Yüklenmiş sözleşme, plan, tutanak ve fotoğraflar | Özgün dosyalar, firma klasörleriyle |
| Açık işler | Açık DÖF'ler, sorumlu ve terminleriyle | Excel ya da CSV |
Sağlayıcıdan teslimden sonra kendi sistemindeki kopyayı ne zaman sileceğini de sorun. Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (6698 sayılı) 7. maddesi, işlenmesini gerektiren sebep kalmayan veriler için silme, yok etme ya da anonimleştirme öngörür.
Eski yazılımdan veri hangi biçimde alınabilir?
Eski yazılımdan veri çoğunlukla üç biçimde alınır: tablo, PDF ve özgün dosya. Tablo biçimi listeler için, PDF tamamlanmış raporlar için, özgün dosya ise yüklenmiş belgeler içindir. Bir veritabanı yedeği teknik olarak eksiksizdir, ama yeni yazılım onu doğrudan okuyamaz.
Teslimi kabul etmeden önce bir örnek isteyin. Bir firmanın bütün verisini önce deneme olarak alın ve eksik alan olup olmadığına bakın. Türkçe karakterlerin bozulup bozulmadığını, tarihlerin doğru okunup okunmadığını ve dosya adlarının firmayla eşleşip eşleşmediğini kontrol edin.
Yüzlerce dosyanın tek klasörde, adları anlamsız biçimde gelmesi en sık sorundur. Belgelerin firma ve kategori klasörlerine ayrılmış olarak teslim edilmesini baştan isteyin.
Raporlar, belgeler ve DÖF geçmişi nasıl taşınır?
Raporlar ve belgeler arşiv olarak, açık DÖF'ler ise yeni kayıt olarak taşınır. Tamamlanmış rapor değişmeyecek bir belgedir; yeni yazılımda düzenlenebilir hâle gelmesi gerekmez, firma dosyasında bulunması yeterlidir. Belgeler de aynı yolla firma ve kategori altına yüklenir.
DÖF farklıdır, çünkü süren bir iştir. Risk Değerlendirmesi Yönetmeliğinin 10. maddesi kontrol tedbirlerinin uygulama adımlarının düzenli izlenmesini öngörür. Açık DÖF'ler bu yüzden yeni yazılımda sorumlusu ve termini ile yeniden açılmalı, kapanmış olanlar ise eski kayıtların dökümüyle arşivde kalmalıdır.
Kayıtların saklanması OSGB'nin kendi yükümlülüğüdür ve yazılım değişince ortadan kalkmaz. İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliğinin 13. maddesi onaylı defter suretleri ile eğitim kayıtlarının OSGB arşivinde tutulmasını öngörür. Geçişte bu kayıtların bir kopyasının OSGB'nin kendi elinde kalması gerekir.
İki yazılım ne kadar süre paralel çalışmalı?
Paralel dönem, en kalabalık firmanızın bir ziyaret döngüsü kadar sürmelidir. Bu sürede her firma en az bir kez yeni yazılımla ziyaret edilmiş olur. Daha uzun paralel dönem, iki sistemde yarım kalan kayıtlar üretir.
Firma bazında geçiş kuralı işleri sadeleştirir. Bir firmanın ilk raporu yeni yazılımda açıldıysa o firma artık yeni sistemdedir; eski sistemde o firmaya yeni kayıt açılmaz. Eski sistem bu dönemde yalnız geçmişi okumak için kullanılır.
Uzmanlar yeni yazılıma nasıl alıştırılır?
Uzmanlar en hızlı, kendi firmalarında gerçek bir ziyaretle alışır. Sınıf tipi bir eğitimden sonra sahaya çıkan uzman, ekranları çoğu zaman yeniden sorar. İlk ziyaretlerde bir deneyimli kullanıcıyla eşleşmek bu soruları azaltır.
Alışma sırasını işe göre kurun. Önce saha raporu ve fotoğraf, sonra DÖF, en son firma dosyası öğrenilir. Yönetici ise ilk haftalarda raporların tamamlanma durumunu izler; taslakta kalan raporlar, takılan uzmanı gösterir.
Seçim aşamasında eğitim ve destek için sorulacaklar seçim rehberinde yer alıyor. FirstİSG'de uzmanlar iOS ve Android uygulamasıyla sahada fotoğraf çekip rapor hazırlar; sahada başlanan rapor web'de kaldığı yerden açılır.
Sözleşme bitiş tarihi geçişi nasıl etkiler?
Sözleşme bitiş tarihi, geçişin son günüdür ve takvim ondan geriye doğru kurulur. Bitişten sonra eski sisteme erişim kapanabilir; teslim alınmamış veri o noktada pazarlık konusu olur. Fesih bildirim süresi varsa onu da takvime ekleyin.
Geriye doğru takvim şöyle kurulabilir. Bitişten önceki son hafta yalnız kontrol içindir. Ondan önceki dönem paralel çalışmadır. En başta veri talebi, deneme teslimi ve yeni yazılıma ilk aktarım gelir.
Yeni yazılımın tarafında firma listesi en kolay İSG-Katip dosyasından kurulur, çünkü eski sağlayıcının tablosundaki yazım hatalarını taşımaz. Katip aktarımının adımları İSG-Katip verileri sayfasında, sözleşme ve iptal soruları sık sorulan sorular sayfasında yer alıyor.
Sık sorulan sorular
Eski sağlayıcı verimi vermek zorunda mı?
Bu, sözleşmenizdeki veri teslimi maddesine bağlıdır. Madde yoksa teslim biçimi ve ücreti pazarlığa kalır. Bu yüzden ayrılma kararını sağlayıcıya bildirmeden önce sözleşmeyi okuyun ve talebinizi yazılı yapın.
Eski raporları yeni yazılımda düzenleyebilir miyim?
Çoğu zaman düzenleyemezsiniz. Eski raporlar PDF olarak gelir ve firma dosyasında arşiv belgesi olarak durur. Tamamlanmış bir raporun zaten değişmemesi gerekir; arşiv olarak saklanması yeterlidir.
Geçiş için en uygun dönem hangisi?
Yoğun denetim ve yıl sonu raporlarının dışındaki bir dönem uygundur. Geçişin son günü eski sözleşmenin bitişine en az birkaç hafta kala planlanmalıdır. Sıkışık takvimde veri teslimi gecikirse pazarlık gücünüz kalmaz.
Eski yazılımdaki kullanıcı hesapları ne olacak?
Geçiş bitince kapatılmalıdır. Açık kalan hesap, ayrılmış bir personelin müşteri verisine erişmesi demektir. Kapatma tarihini ve son yedeğin alındığı tarihi kayda geçirin.
İki yazılımın birlikte çalışması mümkün mü?
Bir süre mümkündür, ama aynı firma için iki sistemde kayıt tutmak hata üretir. Paralel dönemi firma bazında ayırın: bir firma geçtiyse yeni kayıtları yalnız yeni yazılımda açın.
FirstİSG'ye geçişte neler aktarılır?
OSGB'ler İSG-Katip dosyasını Veri Aktarımı ekranından yükler; firmalar, personel, sertifikalar ve atamalar hazırlık alanından geçip aktarılır. Çalışan listeleri Excel'den toplu yüklenir. Eski raporlar ve belgeler dosya olarak firma dosyasına eklenir.
Kaynaklar
- İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği, Madde 13, ikinci fıkra, kayıtların OSGB arşivinde tutulması
- İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği, Madde 10, uygulamaların izlenmesi
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Madde 7, verinin silinmesi