Küçük OSGB İçin Yazılım: 3-10 Uzmanlı Ekip Neye İhtiyaç Duyar?
Küçük bir OSGB'ye uyan yazılım, saha raporunu, firma dosyasını ve DÖF takibini ilk günden tek yerde toplar. Ekip büyüdükçe yalnız kullanıcı eklenerek büyür. 3-10 uzmanlı ekipte asıl ihtiyaç çok sayıda modül değil, her uzmanın raporu sahada bitirebilmesidir. Bu sayfa kuruluş şartlarını değil, kuruluştan sonraki ilk yazılım kararını anlatır.
Bu sayfada
Küçük OSGB'nin ilk yıl yazılımdan beklentisi nedir?
Küçük OSGB ilk yıl yazılımdan iki şey bekler: uzmanların rapor yükünü azaltması ve yöneticinin her firmanın durumunu tek bakışta görmesi. İlk yılda müşteri listesi hızla değişir. Yazılım yeni firmayı eklemeyi de, ayrılanı kapatmayı da kısa bir işlem olarak tutmalıdır.
Küçük ekipte roller iç içe geçer. İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliğinin 18. maddesi, OSGB'de tam zamanlı çalışan uzman ya da hekimin sorumlu müdürlük görevini de yürütebileceğini söyler. Aynı madde sorumlu müdürü personel görevlendirmesinin takibinden ve kayıtların düzenli arşivlenmesinden sorumlu tutar.
Yani sabah sahada rapor yazan kişi, akşam OSGB'nin kayıt düzeninden de sorumlu olabilir. Bu yüzden küçük OSGB'de yazılımın iki yüzü aynı kişiye hizmet eder. Saha ekranı hızlı olmalı, yönetim ekranı ise ayrı bir eğitim gerektirmemelidir. Demoda ikisini aynı kişiyle denemek gerçek kullanımı gösterir.
Küçük ekibin bir başka beklentisi de destektir. Ayrı bir bilgi işlem sorumlusu olmayan OSGB'de yazılımla ilgili her soru uzmanın zamanından gider. Destek kanallarının hangi saatlerde açık olduğunu ve yeni katılan bir uzmanın kendi başına öğrenebileceği bir kullanım rehberi bulunup bulunmadığını baştan sorun.
Hangi özellikler hemen, hangileri sonra gerekir?
Hemen gereken özellikler her ziyarette kullanılanlardır: saha raporu, fotoğraf, mobil uygulama, firma dosyası ve DÖF. Sonra gerekenler ise firma sayısı arttıkça önem kazanan toplu işlemler ve ayrıntılı yetki ayarlarıdır. Aşağıdaki tablo bu ayrımı bir başlangıç önerisi olarak verir.
| Özellik | Ne zaman gerekir | Neden |
|---|---|---|
| Saha raporu ve fotoğraf | İlk gün | Her ziyaret bir rapor üretir |
| Mobil uygulama | İlk gün | Uzmanın günü sahada geçer |
| Firma dosyası | İlk ay | Denetimde aranan belge tek yerde durur |
| DÖF takibi | İlk ay | Rapordaki bulgu bir sonraki ziyarete taşınır |
| İSG-Katip aktarımı | İlk hafta | Liste iki yerde tutulmaz |
| Toplu çalışan aktarımı | Kalabalık firmalar geldiğinde | Çalışan listesi tek tek girilmez |
| Ayrıntılı rol ve yetki | Ekip büyüdüğünde | Herkes her firmayı görmemeli |
Tablodaki sıra kesin değildir. Tek büyük sanayi müşterisiyle başlayan bir OSGB, toplu çalışan aktarımına ilk hafta ihtiyaç duyabilir. Önemli olan, sonra gerekecek özelliğin yazılımda zaten bulunması ve ayrı paket olarak satılmamasıdır.
Küçük ekipte en sık yapılan hata, bugün kullanılmayan özelliği "ileride bakarız" diye hiç sormamaktır. Teklif aşamasında her satırın pakete dahil olup olmadığını yazılı isteyin. Seçim ölçütlerinin tamamı seçim rehberinde bir kontrol listesi olarak duruyor.
Kullanıcı başı fiyat küçük ekipte nasıl hesaplanır?
Kullanıcı başı fiyatta küçük ekibin bütçesi, yazılıma kendi hesabıyla girecek kişi sayısıyla hesaplanır. Sayıma uzmanlar kadar hekimleri, sorumlu müdürü ve ofis personelini de katın. Aynı kişi iki görev üstleniyorsa çoğu yazılımda tek kullanıcıdır; bunu teklifte doğrulayın.
Küçük ekipte her hesap bütçede görünür bir paydır. Bu yüzden üç soru önem kazanır. Hesap ay ortasında açılırsa nasıl ücretlenir? Kısmi süreli çalışan hekim tam kullanıcı mı sayılır? Ayrılan uzmanın hesabı kapatılınca ücret hangi tarihte düşer?
Kademeli bir fiyat tablosunda küçük ekip, kademenin hangi ucunda kaldığını ve bir kişi eklenince kademenin değişip değişmediğini bilmelidir. Bütçe aralığı ve örnek hesaplar fiyat sayfasında yer alıyor.
FirstİSG'nin OSGB fiyatı da kullanıcı başınadır ve kademelidir. Kendi kullanıcı sayınızla teklif istemek, hangi kademede olduğunuzu baştan netleştirir.
Büyüdükçe yazılım değiştirmek gerekir mi?
Doğru seçilmiş bir yazılımda büyümek, kullanıcı ve firma eklemekten ibaret olmalıdır. Değiştirme ihtiyacı çoğu zaman yazılımın küçük ekip için kurulmuş sınırlarından doğar. Firma ya da kullanıcı üst sınırı, ayrı satılan modüller ve tek bir yönetici hesabına bağlı yapı bu sınırların en yaygınlarıdır.
İlk seçimde bir yıl sonraki hâlinizi düşünün. Bugün üç uzmanınız varsa, on uzmanla aynı yazılımın nasıl çalışacağını demoda sorun. Uzmanların yalnız kendi firmalarını görmesi gibi bir ayrım bugün gereksiz görünebilir, ama ekip büyüdüğünde ilk istenen şeylerden biri olur.
Büyümenin bir başka işareti hekimlerin ekibe katılmasıdır. Sağlık kayıtları geldiğinde erişim ayrımı zorunlu hâle gelir. Uzmanın göreceği kayıtla hekimin göreceği kaydın ayrılabildiğini, küçük ekipte bile ilk demoda görmek gerekir.
Değiştirmek zorunda kalırsanız veri teslimi belirleyici olur. Sözleşmede verinin hangi biçimde geri verileceği yazmıyorsa geçişin maliyeti büyür. Geçişin adım adım nasıl planlandığı yazılım değiştirme sayfasında anlatılıyor.
Kurulumdan ilk raporlara kadar ilk ay nasıl geçer?
İlk ay, firma listesinin kurulmasıyla başlar ve ilk raporların müşteriye gitmesiyle biter. Küçük ekipte bu iş birkaç kişinin gündelik işinin yanında yürür. Bu yüzden her hafta bir adımı tamamlayan bir sıra işe yarar.
- Birinci hafta, firma listesi. Hizmet verilen işyerleri Katip'ten indirilen dosyayla ya da tek tek elle girilir. Her firmanın SGK sicil numarası kontrol edilir.
- İkinci hafta, ilk saha raporları. Her uzman kendi firmalarından birinde yazılımla rapor hazırlar. Takılınan ekranlar not edilir.
- Üçüncü hafta, firma dosyası. Yürürlükteki sözleşme, risk analizi ve planlar yüklenir. Geçmiş dönem belgeleri bekleyebilir.
- Dördüncü hafta, DÖF ve gözden geçirme. Raporlardaki bulgular DÖF olarak izlenir. Ay sonunda hangi firmanın eksik kaldığına ekipçe bakılır.
Bu planın en zayıf noktası ikinci haftadır. Uzman ilk raporunu yazılımla bitiremezse eski yönteme döner ve geri kalan haftalar kayar. İlk raporları sorumlu müdürün yanında yazmak bu riski azaltır.
FirstİSG'de birinci haftanın işi Veri Aktarımı ekranıdır: OSGB yöneticisi Katip dosyasını web'den yükler, kayıtlar onaydan önce bir hazırlık alanında incelenir. İkinci haftadan itibaren uzmanlar raporu telefondaki iOS ya da Android uygulamasıyla hazırlar. FirstİSG OSGB'lere 30 gün ücretsiz pilot sunar; yukarıdaki dört haftalık plan bu sürede denenebilir.
Sık sorulan sorular
Yeni kurulan OSGB yazılıma ne zaman başlamalı?
İlk sözleşme imzalanıp ilk ziyaret planlandığında başlamak en temiz yoldur. O noktada taşınacak eski kayıt yoktur ve ekip alışkanlığını baştan yazılımla kurar. Yetki belgesi ve kuruluş şartları ise ayrı bir konudur, bu sayfada anlatılmaz.
Tek uzmanlı bir başlangıçta yazılım gerekir mi?
Zorunlu değildir, ama firma sayısı arttıkça kayıtları sonradan taşımak ilk günden düzenli tutmaktan daha zahmetlidir. Tek uzman bile rapor, belge ve DÖF kayıtlarını aynı yerde tuttuğunda ikinci uzman geldiğinde devir kolaylaşır.
Ofis personeline ayrı hesap açmak gerekir mi?
Firma listesini ve belge yüklemelerini ofis personeli yapıyorsa gerekir. Hesap paylaşmak kimin neyi değiştirdiğini belirsiz bırakır. Kullanıcı başı fiyatlamada bu hesabın da bütçeye girdiğini unutmayın.
Deneme döneminde hangi firmalarla başlanmalı?
Ekibin düzenli gittiği, belgeleri büyük ölçüde hazır iki üç firmayla başlayın. Bu firmalarda saha raporu, belge yükleme ve DÖF akışı birkaç kez tekrarlanır. Sorunlar görünür olduktan sonra diğer firmaları eklemek daha hızlı ilerler.
Küçük OSGB için ayrı paket gerekir mi?
Gerekmez. Önemli olan, büyük ekibin kullandığı özelliklerin küçük ekibe de açık olması ve fiyatın kullanıcı sayısıyla orantılı kalmasıdır. Küçük ekip için kısıtlanmış bir paket, büyüyünce yeniden geçiş demek olabilir.
Sorumlu müdür aynı zamanda sahada çalışıyorsa tek hesap yeter mi?
Çoğu yazılımda yeter, çünkü kullanıcı kişidir, görev değildir. Aynı hesap hem saha ekranını hem yönetim ekranını açabilmelidir. Demoda bu kişinin iki işi aynı hesapla yapabildiğini görün.
Kaynaklar
- İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği, Madde 18, sorumlu müdürün görevleri ve tam zamanlı personelin bu görevi yürütebilmesi