OSGB'de Excel Yerine Yazılım: Ne Zaman ve Nasıl Geçilir?
Bir OSGB, Excel tablolarını güncel tutmak tek bir kişinin işi olmaktan çıktığında yazılıma geçmelidir. Bu genellikle birden çok uzmanın aynı dosyaya yazdığı ve hangi kopyanın doğru olduğunun sorulmaya başladığı noktadır. Geçiş firma listesiyle başlar; kişi listeleri ve yürürlükteki kayıtlar onu izler.
Bu sayfada
Excel bir OSGB'ye hangi noktaya kadar yeter?
Excel, takibi tek bir kişinin tuttuğu ve herkesin o kişiye sorduğu düzende yeter. Az sayıda firmaya hizmet veren, uzmanı da yöneticisi de aynı odada çalışan bir OSGB için tablo hızlı ve ucuzdur. Sorun büyüklükte değil, dosyaya kaç kişinin yazdığındadır.
Excel'in sınırı üç yerde görünür. Birincisi eş zamanlı düzenlemedir: iki kişi aynı dosyayı açtığında biri ötekinin değişikliğini ezebilir. İkincisi sürümdür: e-postayla dolaşan kopyalar birbirinden ayrışır. Üçüncüsü bağdır: rapor, belge ve DÖF ayrı dosyalarda durur ve aralarındaki ilişkiyi yalnız onları hazırlayan kişi bilir.
Hangi belirtiler geçiş zamanını gösterir?
Geçiş zamanı, tabloyu güncellemek işin kendisinden uzun sürmeye başladığında gelir. Aşağıdaki belirtilerden ikisi ya da daha fazlası tanıdık geliyorsa Excel artık OSGB'yi taşımıyordur.
| Belirti | Ne anlama gelir |
|---|---|
| "Son hâli kimde?" sorusu haftada birkaç kez soruluyor | Tek doğru kaynak kalmamış |
| Uzman ayrılınca firmalarının durumu günlerce çıkarılamıyor | Bilgi dosyada değil kişide duruyor |
| Denetim öncesi belgeler birkaç klasörden toplanıyor | Belge ile kayıt arasında bağ yok |
| Aynı uygunsuzluk ardışık raporlarda tekrar yazılıyor | DÖF takibi rapordan kopuk |
| Yönetici durumu görmek için uzmanlara tek tek soruyor | Özet tablo güncel değil |
| Aynı firma birkaç dosyada farklı unvanla geçiyor | Ortak kimlik yok |
Bu belirtilerin hiçbiri Excel'in hatası değildir. Excel kayıt sistemi olarak değil, hesap tablosu olarak tasarlanmıştır.
Excel dosyaları yazılıma nasıl taşınır?
Excel dosyaları tek seferde değil, türlerine göre sırayla taşınır. Önce firma listesi gelir, çünkü her şey firmaya bağlanır. Sonra kişi listeleri, en son belgeler ve eski kayıtlar taşınır.
- Firma listesi. Kendi tablonuz yerine İSG-Katip'ten alınan dosyayı kullanın; sözleşmeli işyerleri orada zaten kayıtlıdır. Katip aktarımının ayrıntısı İSG-Katip verileri sayfasında anlatılıyor.
- Çalışan listeleri. Her firmanın çalışan listesi ayrı bir tablo olarak aktarılır. Eğitim ve sağlık kayıtları kişiye bağlandığı için bu adım atlanamaz.
- Yürürlükteki belgeler. Geçerli risk analizi, planlar ve sözleşmeler firma dosyasına yüklenir.
- Takip tabloları. "Yapıldı, bekliyor" sütunları aktarılmaz; açık işler yazılımda yeniden açılır.
FirstİSG'de OSGB yöneticisi Katip dosyasını yalnız web'deki Veri Aktarımı ekranından yükler. Kayıtlar önce bir hazırlık alanına düşer, düzeltildikten sonra aktarılır. Çalışan listeleri firma bazında Excel dosyasından toplu yüklenir; PDF, Word, Excel ve taranmış görüntü dosyaları firma dosyasına eklenebilir.
Geçişte hangi veri temizliği gerekir?
Geçişte en çok ortak kimliklerin temizliği gerekir. Excel'de aynı firma "Örnek 1 İnşaat Ltd." ve "Örnek 1 İnşaat Limited Şirketi" diye iki satırda durabilir. Yazılım bunları iki ayrı firma sayar ve kayıtlar ikiye bölünür.
Temizlik için şu kontrolleri yapın. Her firma satırında SGK sicil numarası dolu mu? Her kişi satırında TC kimlik numarası tam ve tek mi? Süresi bitmiş sözleşmeler ayrı işaretlenmiş mi? Tarih sütunları metin olarak değil, tarih olarak mı girilmiş?
Temizlik yalnız teknik bir iş değildir. Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (6698 sayılı) 4. maddesi kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasını genel ilke sayar. Hatalı TC numarasıyla taşınan bir çalışan kaydı, yazılımda da hatalı kalır.
Excel ile yazılım yan yana ne kadar çalışmalı?
Yan yana çalışma kısa tutulmalı ve bitiş tarihi baştan konmalıdır. İki sistem uzun süre birlikte yaşarsa ekip ikisini de yarım günceller ve hiçbiri güvenilir olmaz. Ortak dönemin amacı karşılaştırma yapmak değil, eski düzeni kapatmaktır.
Pratik kural şudur: yeni ziyaretler ve yeni raporlar ilk günden yalnız yazılımda açılır. Excel yalnız okunur, yeni satır eklenmez. Açık işler yazılıma taşındıkça Excel'deki satırları kapatın.
Ortak dönem bitince dosyaları silmeden önce arşivleyin. İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliğinin 13. maddesi bazı kayıtların OSGB arşivinde tutulmasını ve sözleşme sonunda işverene teslimini öngörür. Eski tablolarda bu kayıtlardan biri varsa arşivde kalmalıdır.
Geçiş maliyeti nasıl hesaplanır?
Geçiş maliyeti, yazılım ücretine ilk aylarda harcanan emek eklenerek hesaplanır. Emek kalemleri veri temizliği, aktarım, belge yükleme ve eğitimdir. Bunların bir kısmını sağlayıcı hizmet olarak üstlenebilir; hangisinin ücretli olduğunu teklifte ayrı satır olarak isteyin.
Karşılaştırmanın öbür tarafında Excel'in süren maliyeti durur: tabloyu güncellemeye, kopyaları eşleştirmeye ve denetim öncesi belge toplamaya giden saatler. Bir ay boyunca bu saatleri not etmek, kararı tahminden ölçüme çevirir.
Yazılım bütçesinin kalemleri fiyat sayfasında, kâğıt arşivin dijitale geçişi kâğıtsız OSGB sayfasında anlatılıyor. Kişisel verinin güvenliği de maliyetin parçasıdır: KVKK'nın 12. maddesi veri sorumlusundan uygun güvenlik düzeyi için teknik ve idari tedbir ister. E-postayla dolaşan Excel dosyaları bu tedbirleri zorlaştırır.
Sık sorulan sorular
Excel'i tamamen bırakmak gerekir mi?
Gerekmez. Excel analiz ve tek seferlik listeler için kullanışlı kalır. Değişen şey, kayıtların asıl yerinin yazılım olmasıdır; Excel artık kayıt tutmak için değil, yazılımdan alınan veriyi incelemek için açılır.
Excel'deki formüller ve renkli hücreler yazılıma geçer mi?
Geçmez ve geçmesi de gerekmez. Renk ve formül, Excel'de durumu göstermenin yoludur. Yazılımda durum kayıttan hesaplanır; tarihi geçen belge ya da DÖF kendiliğinden gecikmiş görünür.
Geçişi bir uzmanla mı başlatmalı, bütün ekiple mi?
Firma listesi ve kişi listeleri bütün OSGB için bir kez aktarılır. Saha kullanımı ise birkaç uzmanla başlayıp yayılabilir. İlk uzmanların sorunları çözüldükten sonra ekibin kalanı daha hızlı alışır.
Aktarımda Excel dosyasının biçimi önemli mi?
Önemlidir. Sütun başlıkları belli, her satırda tek kayıt olan sade bir tablo kolay aktarılır. Birleştirilmiş hücreler, aynı sayfada birden çok tablo ve ara toplam satırları aktarımı bozar; yüklemeden önce temizleyin.
Excel dosyalarındaki kişisel veriler ne olacak?
Aktarım bittikten sonra e-postalarda ve bilgisayarlarda dağınık kopyalar kalmamalıdır. İşlenme nedeni ortadan kalkan kopyaları silin ya da tek bir güvenli arşivde toplayın. Hangi dosyanın kimde olduğu bilinmezse bu adım fiilen yapılamaz.
FirstİSG'de Excel'den neler aktarılır?
İSG-Katip dosyası Veri Aktarımı ekranına yüklenir ve bu dosyadan firma, personel, sertifika ve atama kayıtları oluşur. Her firmanın çalışan listesi Excel'den toplu yüklenir. Diğer tablolar ve eski belgeler dosya olarak firma dosyasına eklenir.
Kaynaklar
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Madde 4 ve 12, doğru ve güncel veri, veri güvenliği
- İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği, Madde 13, ikinci fıkra, OSGB arşivi